Google Docs spraak naar tekst: dicteren instellen en problemen oplossen

Op een computer zet je spraak naar tekst in Google Docs aan via Extra > Spraakgestuurd typen. Open daarvoor een document dat je mag bewerken in een actuele versie van Chrome, Edge of Safari. Kies de taal die je gaat spreken, klik op de microfoon en spreek duidelijk. Klik nogmaals op de microfoon om te stoppen. Lees de tekst na voordat je hem deelt: bij het dicteren kunnen namen, getallen en instructies verkeerd worden verstaan.

Ga naar de instellingen en microfoonbediening

Ga naar oplossingen als spraakgestuurd typen ontbreekt of niet werkt

Spraakgestuurd typen op je computer instellen

• 1. Open je Google-document in de nieuwste versie van Chrome, Edge of Safari. Controleer of je het document mag bewerken.
• 2. Controleer of de microfoon die je wilt gebruiken is aangesloten en werkt.
• 3. Kies Extra > Spraakgestuurd typen. Het zwevende microfoonvenster verschijnt.
• 4. Kies daarin de taal die je gaat spreken. Selecteer de passende regionale variant als die beschikbaar is.
• 5. Klik op de microfoon. Vraagt je browser om toegang voor Google Docs en wil je de functie gebruiken, sta die dan toe.
• 6. Spreek op normaal tempo en volume. Klik opnieuw op de microfoon om te stoppen. Lees de tekst daarna na en corrigeer fouten.

Google noemt in zijn huidige uitleg Chrome, Edge en Safari. Een handleiding die zegt dat je altijd Chrome nodig hebt, is dus te beperkt. Ontbreekt de functie in je werk- of schoolaccount, dan kan de beheerder haar hebben uitgezet. Controleer eerst je account en browser voordat je een extensie installeert of organisatie-instellingen wijzigt.

Begin bij het menu Extra. Voor Chrome vermeldt Google Ctrl + Shift + S op Windows en ChromeOS, en Command + Shift + S op de Mac. Sneltoetsen kunnen per browser en besturingssysteem verschillen. Opent de combinatie iets anders, kies dan Extra > Spraakgestuurd typen.

Dicteer eerst een korte update voordat je een hele pagina schrijft

Gebruik deze fictieve nauwkeurigheidsoefening: “Do not send the draft to Maya yet. We need to check two screenshots, not three. The review is on Tuesday, not Monday.” Het gaat om: het concept nog niet naar Maya sturen, twee schermafbeeldingen controleren in plaats van drie, en een beoordeling op dinsdag in plaats van maandag. Dit zijn door de auteur bedachte oefenwoorden, geen opgenomen productresultaat. Controleer na het dicteren elke instructie in de uitvoer voordat je die deelt.

Waar de taal dat ondersteunt, kun je in Google Docs “Punt” zeggen om een zin af te sluiten of “Nieuwe alinea” om een nieuwe alinea te beginnen. In het Engelse voorbeeld zijn dat “Period” en “New paragraph”. Pauzeer kort vóór en na de opdracht. Verschijnt de opdracht als gewone tekst, corrigeer die dan en controleer de taalvoorwaarden hieronder; blijf niet steeds dezelfde opdracht herhalen.

Leestekens en spraakopdrachten hebben verschillende taalvoorwaarden

Google noemt Punt, Komma, Uitroepteken, Vraagteken, Nieuwe regel en Nieuwe alinea als opdrachten voor leestekens. Die zijn niet in elke dicteertaal beschikbaar. Voor spraakopdrachten die tekst bewerken of opmaken, moeten zowel de taal van je Google-account als die van het document op Engels staan. Deze opdrachten werken niet in sprekernotities van Google Presentaties. Dat je in een taal kunt dicteren, betekent dus niet dat je in die taal ook bewerkingsopdrachten kunt geven.

• Een woordgroep selecteren: zeg “Select” gevolgd door de woordgroep. Controleer of Docs de juiste woorden markeert.
• De geselecteerde tekst vet maken: zeg “Bold”. Controleer de geselecteerde passage; neem niet aan dat de opdracht is uitgevoerd.
• De wijziging terugdraaien: zeg “Undo” en controleer de passage opnieuw. Oefen de reeks selecteren, vet maken en ongedaan maken met een zin die je daarna kunt weggooien.
• Een alinea selecteren: zeg “Select paragraph”. Controleer eerst de selectie voordat je iets wijzigt.
• Verwijderen: zeg pas “Delete” als je hebt gecontroleerd wat is geselecteerd. Zonder selectie verwijdert deze opdracht volgens Google het woord vóór de cursor.
• Hulp openen: zeg “Voice typing help” of “Voice commands list” om de beschikbare Docs-opdrachten te bekijken.

Houd drie taalinstellingen uit elkaar. In het microfoonvenster kies je de taal die je spreekt. Met Bestand > Taal kies je de documenttaal. Op myaccount.google.com/language vind je de webtaal van je Google-account. Voor bewerkingsopdrachten moeten die laatste twee op Engels staan. Controleer je selectie voordat je tekst opmaakt of verwijdert. De bovenstaande opdrachten horen bij Google Docs, niet bij de JotMe-recorder.

Oplossingen als spraakgestuurd typen ontbreekt of niet werkt

• Spraakgestuurd typen ontbreekt: open een bewerkbaar document in een actuele, ondersteunde computerbrowser. Vraag je werk- of schoolbeheerder om hulp als de functie niet beschikbaar is.
• Microfooncontrole 1: controleer of de aangesloten microfoon niet is gedempt en in een vertrouwde opname-app werkt.
• Microfooncontrole 2: controleer of je besturingssysteem de browser toegang tot de microfoon geeft. Vraag op een beheerd apparaat de beheerder naar instellingen die je niet kunt wijzigen.
• Microfooncontrole 3: open in Chrome Instellingen > Privacy en beveiliging > Site-instellingen > Microfoon. Controleer de toestemming voor de site die je wilt gebruiken en het gekozen standaardinvoerapparaat. Googles Chrome-hulp legt deze instellingen uit.
• Microfooncontrole 4: ga terug naar het document, probeer één korte zin en controleer de tekst. Komt er nog steeds niets binnen, kijk dan of een andere app de microfoon gebruikt.
• Woorden zijn verkeerd: kies de passende gesproken taal, spreek op normaal tempo en corrigeer wat is vastgelegd.
• Opdrachten verschijnen als woorden: controleer of account en document op Engels staan, pauzeer rond opdrachten en bekijk wat Docs heeft verstaan.
• De sneltoets opent iets anders: kies Extra > Spraakgestuurd typen en raadpleeg Googles sneltoetsenoverzicht voor je browser en besturingssysteem.

Gebruik Googles uitleg voor microfoonproblemen in Chrome: controleer de toestemming voor de site, de systeemtoegang en het gekozen invoerapparaat. Dat Google Docs een browser ondersteunt, bewijst niet dat de aparte JotMe-recorder daarin werkt. Volg de regels van je organisatie als een instelling wordt beheerd.

Maak een kort JotMe-concept en plak het daarna in Google Docs

De aparte JotMe-recorder is bedoeld om een korte gesproken notitie eerst om te zetten in een opgemaakt concept, voordat je die naar een document overbrengt. De opmaakstap krijgt de instructie om leestekens en duidelijke transcriptiefouten te corrigeren, betekenis en taal te behouden en aanwijzingen voor alinea’s of lijsten te verwerken. Dat is het beoogde gedrag, geen garantie: vergelijk de echte uitvoer met wat je zei. Ook in Google Docs kun je gedicteerde tekst nalezen en corrigeren. JotMe heeft geen toegang tot je Google-account en voegt niets aan je document toe. Je controleert, kopieert en plakt de tekst zelf.

• Vóór je opneemt: elke poging is beperkt tot 60 seconden en je beschikbare gebruikslimiet. Kopieer resultaten die je wilt bewaren. Een nieuwe opname vervangt het vorige resultaat op het scherm.
• 1. Schakel de microfoon zo nodig in. Begin pas te spreken wanneer de actieve bediening Spreek nu (Speak now) toont.
• 2. Houd op de actieve demopagina V ingedrukt of gebruik de microfoonknop. Een indeling die op een telefoonscherm past, bewijst niet dat je telefoonbrowser kan opnemen. Controleer de microfoonondersteuning voordat je op deze werkwijze vertrouwt.
• 3. Spreek het fictieve Engelse correctievoorbeeld hierboven uit. Laat V los of kies Stoppen (Stop). Wacht tot de opname en de stap Tekst uitwerken… (Formatting) zijn afgerond.
• 4. Vergelijk het getoonde concept met je woorden: nog niet versturen, Maya, twee schermafbeeldingen in plaats van drie, dinsdag in plaats van maandag. De opmaakstap kan de formulering veranderen.
• 5. Kies Kopiëren (Copy), open je eigen bewerkbare Google-document, plaats de cursor en plak. Werkt de toegang tot het klembord niet, selecteer dan de getoonde tekst en kopieer die handmatig.

Op de actieve demopagina werkt V zonder extra toetsen; in bewerkbare velden en dialoogvensters wordt deze sneltoets genegeerd. Met de microfoonknop kun je de opname ook afzonderlijk starten en stoppen. Met het toetsenbord bereik je knoppen via Tab en activeer je ze met Enter of de spatiebalk. Of opnemen, stoppen en kopiëren werken, moet nog in de betreffende browser worden gecontroleerd. Als je de pagina verlaat of opnieuw laadt, verdwijnt het getoonde resultaat. Kopieer bruikbare tekst dus voordat je weggaat. Dit beschrijft de levensduur van de zichtbare uitvoer, niet hoelang een provider gegevens bewaart.

Spraakopdrachten in Google Docs zijn iets anders dan opmaakaanwijzingen in JotMe. JotMe krijgt de instructie om alinea- en lijstaanwijzingen in het opgenomen concept te verwerken; het voert geen bewerkingsopdrachten in Docs uit. Deze demo heeft geen vertaalselector. Gebruik voor deze handleiding de Engelse oefenzin en vergelijk de uitvoer met wat je hebt gezegd.

Blijft Voorbereiden… (Getting ready) in beeld, dan is niet vastgesteld dat de opname is begonnen. Controleer de microfoontoestemming voor de site en browser en het gekozen invoerapparaat. Kopieer een eerder resultaat voordat je de pagina opnieuw laadt en het nog eens probeert. Rondt de voorbereiding daarna nog steeds niet af, stop dan met de recorder en neem contact op met je beheerder of de ondersteuning. Wachten bewijst niet dat het werkt. Volg de getoonde melding over verbinding, opmaak of gebruikslimiet; ga niet uit van een onbevestigd moment waarop de limiet wordt vernieuwd.

Kies tussen dicteren, live transcriptie en een bestaand audiobestand

• Rechtstreeks in een Google-document schrijven: gebruik de ingebouwde functie voor spraakgestuurd typen als browser, account en microfoon haar ondersteunen.
• Een kort concept maken, controleren en plakken: gebruik de JotMe-werkwijze hierboven.
• Een langer gesprek live volgen: gebruik doorlopende transcriptie en controleer daarna het transcript voor het document dat je nodig hebt.
• Een bestaande opname uitschrijven: kies een werkwijze voor bestandstranscriptie. Ga er niet van uit dat het microfoonvenster van Google Docs audiobestanden kan importeren.

JotMe’s live transcriptietool is bedoeld voor een langer gesprek dat in realtime wordt uitgeschreven, in plaats van het korte, opgemaakte concept dat we hier maken.

Heb je al een geluidsopname, gebruik dan de audio-naar-teksttool en controleer welke invoer en voorbeeldlimieten die ondersteunt. Spraakgestuurd typen in Google Docs werkt via de microfoon. Een bestand afspelen voor een microfoon is iets anders dan het uploaden voor transcriptie.

Controleer de betekenis en kies een passende werkwijze voor je gegevens

Vergelijk vóór het delen namen, datums, getallen, ontkenningen en toezeggingen met wat je bedoelde. Maak van “twee scherm afbeeldingen” weer “twee schermafbeeldingen” als dat voor je document van belang is. Verandert “we moeten dit nog doen” in “we zijn klaar”, corrigeer dat dan zeker: de taak is veranderd. Een verzorgde alinea bewijst niet dat je woorden goed zijn vastgelegd.

Google legt uit dat de browser de spraak-naar-tekstdienst beheert en de tekst aan Docs doorgeeft. Dat zegt niets over hoe JotMe gegevens verwerkt. Gebruik fictieve voorbeelden als je iets uitprobeert, en voor vertrouwelijke informatie een werkwijze die je organisatie heeft goedgekeurd. Zet de microfoon uit als je klaar bent en controleer wat je gaat delen.