Cách nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs và sửa lỗi

Để nhập văn bản bằng giọng nói trên Google Docs bằng máy tính, hãy mở tài liệu có quyền chỉnh sửa trong phiên bản Chrome, Edge hoặc Safari mới nhất, rồi chọn Công cụ > Nhập liệu bằng giọng nói. Chọn ngôn ngữ bạn sẽ nói, nhấp vào micro và nói rõ ràng. Nhấp lại để dừng. Trước khi chia sẻ, đọc lại văn bản vì hệ thống có thể nhận nhầm tên riêng, con số hoặc chỉ dẫn.

Đến phần thiết lập và kiểm tra micro

Đến cách xử lý khi không thấy hoặc không dùng được tính năng nhập giọng nói

Thiết lập nhập liệu bằng giọng nói trên Google Docs bằng máy tính

• 1. Mở Google Docs trong phiên bản mới nhất của Chrome, Edge hoặc Safari. Xác nhận bạn có quyền chỉnh sửa tài liệu.
• 2. Kiểm tra micro định sử dụng đã kết nối và hoạt động bình thường.
• 3. Chọn Công cụ > Nhập liệu bằng giọng nói. Một hộp micro sẽ xuất hiện trên tài liệu.
• 4. Trong hộp micro, chọn đúng ngôn ngữ bạn sẽ nói. Nếu có các biến thể khu vực, chọn biến thể phù hợp với giọng của bạn.
• 5. Nhấp vào micro. Nếu trình duyệt hỏi quyền truy cập và bạn muốn dùng tính năng này, hãy cho phép Google Docs sử dụng micro.
• 6. Nói với tốc độ và âm lượng bình thường. Nhấp lại vào micro để dừng, sau đó đọc và sửa văn bản.

Trang trợ giúp hiện tại của Google liệt kê Chrome, Edge và Safari. Vì vậy, hướng dẫn khẳng định tính năng này luôn chỉ dùng được trên Chrome đã thu hẹp phạm vi hỗ trợ. Nếu không thấy tính năng trong tài khoản cơ quan hoặc trường học, có thể quản trị viên đã tắt nó. Hãy kiểm tra tài khoản và trình duyệt được hỗ trợ trước khi cài tiện ích hay đổi cài đặt của tổ chức.

Mở từ menu Công cụ là cách bắt đầu dễ kiểm tra nhất. Google ghi phím tắt trên Chrome là Ctrl + Shift + S với Windows và ChromeOS, hoặc Command + Shift + S với Mac. Tổ hợp có thể khác theo trình duyệt và hệ điều hành. Nếu nó mở chức năng khác, hãy dùng Công cụ > Nhập liệu bằng giọng nói.

Thử một thông báo ngắn trước khi đọc cả trang

Dùng câu giả định bằng tiếng Anh này để kiểm tra: “Do not send the draft to Maya yet. We need to check two screenshots, not three. The review is on Tuesday, not Monday.” Ý của câu là chưa gửi bản nháp cho Maya; cần kiểm tra hai ảnh chụp màn hình, không phải ba; buổi duyệt diễn ra vào thứ Ba, không phải thứ Hai. Đây là câu luyện tập do tác giả viết, không phải kết quả ghi âm đã thu được từ sản phẩm. Sau khi đọc, đối chiếu từng chỉ dẫn trong văn bản trước khi chia sẻ.

Trong cấu hình tiếng Anh được Google Docs hỗ trợ, có thể nói “Period” để kết thúc câu hoặc “New paragraph” để sang đoạn mới. Dừng nhẹ trước và sau lệnh. Nếu những từ này xuất hiện nguyên dạng trong văn bản, hãy sửa lại và kiểm tra điều kiện ngôn ngữ ở phần dưới, thay vì cứ lặp lại lệnh chưa được nhận đúng.

Dấu câu và lệnh chỉnh sửa có điều kiện ngôn ngữ khác nhau

Google liệt kê Period, Comma, Exclamation point, Question mark, New line và New paragraph để thêm dấu câu hoặc tách dòng, đoạn. Trong trang trợ giúp tiếng Việt, các mục tương ứng là dấu chấm, dấu phẩy, dấu chấm than, dấu chấm hỏi, dòng mới và đoạn văn mới. Danh sách được Việt hóa không chứng minh mọi lời gọi bằng tiếng Việt đều hoạt động: dấu câu không được hỗ trợ ở tất cả ngôn ngữ đọc. Lệnh chỉnh sửa và định dạng chỉ có bằng tiếng Anh khi cả ngôn ngữ Tài khoản Google lẫn ngôn ngữ tài liệu đều là tiếng Anh; chúng không hoạt động trong ghi chú của người thuyết trình trên Google Trang trình bày. Nhập được lời nói ở một ngôn ngữ không có nghĩa cũng dùng được lệnh chỉnh sửa bằng ngôn ngữ đó.

• Chọn một cụm từ: nói “Select” rồi nói cụm từ. Kiểm tra Google Docs đã tô chọn đúng những từ bạn muốn.
• In đậm phần đã chọn: nói “Bold”, rồi xem lại đoạn đó thay vì mặc định lệnh đã chạy.
• Hoàn tác thay đổi: nói “Undo” rồi kiểm tra lại văn bản. Hãy thử chuỗi chọn, in đậm và hoàn tác trên một câu luyện tập có thể bỏ đi.
• Chọn đoạn văn: nói “Select paragraph” và kiểm tra vùng chọn trước khi thay đổi.
• Xóa: chỉ nói “Delete” sau khi kiểm tra phần được chọn. Nếu không chọn văn bản, Google cho biết lệnh sẽ xóa từ đứng trước con trỏ.
• Mở trợ giúp: nói “Voice typing help” hoặc “Voice commands list” để xem danh sách lệnh hiện có trong Google Docs.

Phân biệt ba cài đặt: hộp micro chọn ngôn ngữ bạn nói; Tệp > Ngôn ngữ chọn ngôn ngữ tài liệu; myaccount.google.com/language hiển thị ngôn ngữ web của Tài khoản Google. Lệnh chỉnh sửa yêu cầu hai mục sau đều là tiếng Anh. Kiểm tra vùng chọn trước khi định dạng hoặc xóa. Các lệnh trên thuộc Google Docs, không phải trình ghi âm của JotMe.

Xử lý khi không thấy hoặc không dùng được tính năng nhập giọng nói

• Không thấy tính năng: dùng tài liệu có thể chỉnh sửa trong trình duyệt máy tính được hỗ trợ và đã cập nhật. Nếu vẫn thiếu, hỏi quản trị viên cơ quan hoặc trường học.
• Kiểm tra micro 1: xác nhận micro đã kết nối, không bị tắt tiếng và hoạt động trong ứng dụng ghi âm quen thuộc.
• Kiểm tra micro 2: xác nhận hệ điều hành cho phép trình duyệt dùng micro. Với thiết bị do tổ chức quản lý, hỏi quản trị viên về những cài đặt bạn không thể thay đổi.
• Kiểm tra micro 3: trong Chrome, mở Cài đặt > Quyền riêng tư và bảo mật > Cài đặt trang web > Micro. Kiểm tra quyền của trang định dùng và nguồn âm thanh đầu vào mặc định đang chọn. Trang trợ giúp Chrome của Google giải thích các điều khiển này.
• Kiểm tra micro 4: trở lại tài liệu, đọc một câu ngắn rồi xem văn bản. Nếu vẫn không có đầu vào, kiểm tra ứng dụng khác có đang sử dụng micro không.
• Nhận sai từ: chọn đúng ngôn ngữ nói, giảm về tốc độ bình thường và sửa phần đã nhận dạng.
• Lệnh hiện thành chữ: kiểm tra ngôn ngữ tài khoản và tài liệu đều là tiếng Anh, dừng trước và sau lệnh, rồi xem Google Docs đã nghe gì.
• Phím tắt mở chức năng khác: chọn Công cụ > Nhập liệu bằng giọng nói và tra hướng dẫn phím tắt của Google cho đúng trình duyệt, hệ điều hành.

Làm theo hướng dẫn xử lý micro của Google cho Chrome, gồm quyền trang web, quyền ở hệ điều hành và lựa chọn đầu vào. Việc Google Docs hỗ trợ một trình duyệt không xác nhận trình ghi âm riêng của JotMe cũng hỗ trợ nó. Tuân thủ quy định tổ chức với cài đặt do quản trị viên quản lý.

Soạn bản nháp ngắn trên JotMe rồi dán vào Google Docs

Dùng trình ghi âm riêng của JotMe khi muốn biến một ghi chú nói ngắn thành bản nháp được định dạng trước khi chuyển vào tài liệu. Bước định dạng được hướng dẫn sửa dấu câu và lỗi nhận dạng rõ ràng, giữ ý nghĩa cùng ngôn ngữ, đồng thời hiểu chỉ dẫn xuống đoạn hoặc tạo danh sách. Đây là cách xử lý dự kiến, không phải bảo đảm: hãy đối chiếu kết quả thực tế với lời đã nói. Google Docs cũng cho phép kiểm tra và sửa nội dung đọc. JotMe không truy cập Tài khoản Google hoặc tự chèn văn bản vào tài liệu; bạn tự đọc lại, sao chép và dán.

• Trước mỗi lần ghi: thời lượng bị giới hạn ở 60 giây và trong mức còn được dùng. Sao chép kết quả muốn giữ trước, vì bắt đầu bản ghi mới sẽ thay thế kết quả cũ đang hiển thị.
• 1. Bật micro nếu cần. Chỉ bắt đầu nói khi điều khiển trực tiếp chuyển sang “Mời bạn nói” (Speak now).
• 2. Trên trang demo đang hoạt động, giữ phím V hoặc dùng nút micro. Giao diện giống màn hình điện thoại không chứng minh trình duyệt trên điện thoại ghi âm được; kiểm tra khả năng hỗ trợ micro trước khi dựa vào quy trình này.
• 3. Đọc ví dụ sửa thông tin giả định bằng tiếng Anh ở trên. Thả phím V hoặc chọn Dừng. Chờ các bước ghi âm và “Đang chỉnh lại văn bản…” hoàn tất.
• 4. Đối chiếu bản nháp hiển thị với lời đã đọc: chưa gửi, Maya, hai ảnh chụp màn hình chứ không phải ba, thứ Ba chứ không phải thứ Hai. Bước định dạng có thể thay đổi cách diễn đạt.
• 5. Chọn Sao chép, mở Google Doc của bạn với quyền chỉnh sửa, đặt con trỏ và dán. Nếu không truy cập được bộ nhớ tạm, chọn văn bản hiển thị rồi sao chép thủ công.

Phím V hoạt động không kèm phím bổ trợ trên trang demo đang hoạt động; nó bị bỏ qua trong trường nhập liệu có thể chỉnh sửa và hộp thoại. Nút micro là điều khiển bắt đầu/dừng riêng. Người dùng bàn phím có thể đưa tiêu điểm tới nút bằng Tab rồi kích hoạt bằng Enter hoặc Space. Ghi âm, dừng và sao chép vẫn cần thử thực tế trên trình duyệt. Rời trang hoặc tải lại sẽ xóa kết quả đang hiển thị, nên sao chép văn bản thành công trước khi rời đi. Đây là vòng đời của kết quả nhìn thấy, không phải chính sách lưu giữ của nhà cung cấp.

Lệnh Google Docs khác với chỉ dẫn định dạng cho JotMe. JotMe được hướng dẫn hiểu chỉ dẫn tạo đoạn hoặc danh sách trong bản nháp ghi âm; nó không thực thi lệnh chỉnh sửa Google Docs. Demo này không có bộ chọn ngôn ngữ dịch. Dùng câu luyện tập tiếng Anh của hướng dẫn và đối chiếu kết quả với lời mình đã nói.

Nếu màn hình vẫn hiện “Đang chuẩn bị, vui lòng đợi” (Đang chuẩn bị… (Getting ready)), chưa có xác nhận rằng ghi âm đã bắt đầu. Kiểm tra quyền micro của trang và trình duyệt, cùng đầu vào đang chọn. Sao chép kết quả cũ trước khi tải lại và thử nữa. Nếu khởi tạo vẫn không hoàn tất, dừng dùng trình ghi âm và liên hệ quản trị viên hoặc hỗ trợ; chờ đợi không phải bằng chứng thành công. Làm theo thông báo kết nối, định dạng hoặc mức sử dụng đang hiện, không tự đoán thời điểm hạn mức được đặt lại.

Chọn nhập giọng nói, bản ghi trực tiếp hay xử lý tệp âm thanh

• Viết trực tiếp trong Google Doc: dùng tính năng nhập giọng nói tích hợp khi trình duyệt, tài khoản và micro hỗ trợ.
• Tạo bản nháp ngắn, kiểm tra rồi dán: dùng quy trình nhập liệu bằng giọng nói của JotMe ở trên.
• Theo dõi cuộc trò chuyện trực tiếp dài hơn: dùng quy trình tạo bản ghi liên tục, rồi rà soát bản ghi cho tài liệu cần soạn.
• Chuyển bản ghi âm có sẵn thành chữ: dùng quy trình xử lý tệp, không mặc định hộp micro Google Docs nhập được tệp âm thanh.

Công cụ ghi lời nói trực tiếp của JotMe dành cho bản ghi thời gian thực dài hơn, thay vì bản nháp ngắn được định dạng trong hướng dẫn này.

Với bản ghi âm có sẵn, dùng công cụ chuyển âm thanh thành văn bản và kiểm tra định dạng đầu vào cùng giới hạn xem thử. Nhập giọng nói Google Docs là tính năng dùng micro; phát tệp vào micro không giống tải tệp lên để tạo bản ghi.

Kiểm tra ý nghĩa và chọn quy trình phù hợp cho dữ liệu

Trước khi chia sẻ tài liệu đã đọc, đối chiếu tên riêng, ngày tháng, con số, ý phủ định và cam kết với điều bạn muốn nói. Nếu “two screenshots” bị nhận thành “two screen shots”, chỉ cần sửa lại khi sự khác biệt cách viết đó có ý nghĩa với tài liệu; phải sửa khi “we still need to” (vẫn cần làm) biến thành “we have finished” (đã làm xong), vì nhiệm vụ đã đổi nghĩa. Một đoạn văn trau chuốt không chứng minh lời nói được nhận đúng.

Google giải thích trình duyệt điều khiển dịch vụ chuyển lời nói thành văn bản và gửi chữ sang Google Docs. Giải thích đó không mô tả cách JotMe xử lý dữ liệu. Dùng ví dụ giả định để thử và quy trình được tổ chức chấp thuận cho nội dung bí mật. Dừng micro khi xong và kiểm tra phần sẽ chia sẻ.