הקלדה קולית ב-Google Docs: הפעלה ופתרון תקלות

במחשב, פתחו מסמך Google Docs שאפשר לערוך בגרסה עדכנית של Chrome, Edge או Safari. פתחו כלים > הכתבה בקול (Tools > Voice typing), בחרו את השפה שבה תדברו ולחצו על המיקרופון. בסיום לחצו עליו שוב כדי לעצור. לפני שמוסרים את הטקסט לאחרים, קראו אותו ותקנו שמות, מספרים והוראות שנקלטו לא נכון.

כדי להתחיל עכשיו, עברו לשלבי ההפעלה של ההקלדה הקולית.

המיקרופון לא מופיע או הפקודות לא פועלות? עברו לפתרון התקלות.

כך מפעילים הקלדה קולית ב-Google Docs

• במחשב, פתחו גרסה עדכנית של Chrome, Edge או Safari ומסמך Google Docs שיש לכם הרשאה לערוך.
• חברו את המיקרופון שבו תשתמשו וודאו שהוא פועל.
• פתחו כלים > הכתבה בקול (Tools > Voice typing). תופיע תיבת מיקרופון קטנה.
• בחרו את שפת הדיבור, ואת הניב או הגרסה האזורית המתאימים אם הם זמינים.
• לחצו על המיקרופון. אם Google Docs מבקש הרשאה ואתם מתכוונים להשתמש בתכונה, אשרו לאתר הזה שימוש במיקרופון.
• דברו בעוצמה ובקצב רגילים. בסיום לחצו שוב על המיקרופון כדי לעצור, ואז קראו את הטקסט ותקנו שגיאות.

ההנחיות העדכניות של Google כוללות את Chrome, Edge ו-Safari. לכן ההסבר שלפיו צריך דווקא Chrome אינו מלא. מנהל המערכת בארגון עשוי להשבית את התכונה. לפני שמתקינים תוסף או משנים הגדרות ארגוניות, בדקו את החשבון והדפדפן וקראו את הדרישות העדכניות במרכז העזרה של Google.

פתיחה דרך כלים > הכתבה בקול (Tools > Voice typing) היא הדרך הבטוחה למצוא את התכונה. ב-Chrome, Google מציינת Ctrl + Shift + S ב-Windows וב-ChromeOS, ו-Command + Shift + S ב-Mac. הקיצור עשוי להשתנות בדפדפנים ובמערכות אחרות. אם צריך, השתמשו בתפריט ובדקו את רשימת הקיצורים של Google לסביבה שלכם.

נסו קטע קצר ובדקו כל הוראה

השתמשו בקטע התרגול הבדיוני הזה באנגלית: “Do not send the draft to Maya yet. We need to check two screenshots, not three. The review is on Tuesday, not Monday.” הכוונה היא שלא לשלוח עדיין את הטיוטה ל-Maya, לבדוק שני צילומי מסך ולא שלושה, ולקיים את הבדיקה ביום שלישי ולא ביום שני. זהו קטע שכתבנו לצורך התרגול, ולא תוצאה שהוקלטה במוצר. אחרי ההכתבה, השוו כל הוראה למקור לפני שמשתפים.

בשפה שתומכת בכך אפשר לנסות ב-Google Docs פקודות פיסוק או חלוקת פסקאות כמו Period ו-New paragraph. עצרו לרגע לפני הפקודה ואחריה. אם המילים עצמן נכתבות במקום לבצע את הפקודה, תקנו את הטקסט ובדקו את דרישות השפה; אל תחזרו שוב ושוב על הפקודה בלי לבדוק את התוצאה.

להכתבה, לפיסוק ולפקודות עריכה יש דרישות שפה שונות

דוגמאות הפיסוק באנגלית של Google הן Period, Comma, Exclamation point, Question mark, New line ו-New paragraph: נקודה, פסיק, סימן קריאה, סימן שאלה, שורה חדשה ופסקה חדשה. הפיסוק לא בהכרח זמין בכל שפה. פקודות עריכה ועיצוב מחייבות שגם שפת חשבון Google וגם שפת המסמך יהיו English; הפקודות האלה אינן זמינות בהערות הדובר ב-Google Slides. האפשרות להכתיב בשפה מסוימת אינה אומרת שכל פקודות העריכה פועלות בה.

• הכתיבו ביטוי לניסוי שאין בעיה לשנות, ואז אמרו באנגלית Select ואת הביטוי. ודאו שהטקסט הנכון סומן.
• אמרו Bold ובדקו שהטקסט שסומן אכן הודגש; אל תניחו שהפקודה בוצעה רק מפני שנשמעה.
• אמרו Undo ובדקו שוב את השינוי. אפשר לנסות את הרצף Select, Bold, Undo על ביטוי ניסוי שאפשר לוותר עליו.
• אמרו Select paragraph וודאו שהפסקה הנכונה סומנה לפני שינוי נוסף.
• בדקו מה מסומן לפני שאומרים Delete. לפי Google, אמירת Delete בלי בחירה מוחקת את המילה שלפני הסמן.
• כדי לפתוח את רשימת הפקודות, אמרו Voice typing help או Voice commands list. אלה הפקודות באנגלית; ההסבר בעברית אינו תחליף למילים שיש לומר.

הבחינו בין שלוש הגדרות שפה: שפת הדיבור בתיבת המיקרופון, שפת המסמך דרך קובץ > שפה (File > Language), ושפת האינטרנט של חשבון Google ב-myaccount.google.com/language. בשביל פקודות העריכה, שתי האחרונות חייבות להיות English. לפני עיצוב או מחיקה בדקו מה מסומן. אלה פקודות של Google Docs, לא של JotMe; השוו להנחיות של Google.

ההקלדה הקולית חסרה או לא פועלת: מה לבדוק

• אם האפשרות חסרה, בדקו שאתם במחשב, בדפדפן נתמך ועדכני ובמסמך שניתן לערוך. בחשבון ארגוני שאלו את מנהל המערכת אם התכונה הושבתה.
• ודאו שהמיקרופון אינו מושתק ושהוא פועל ביישום הקלטה מוכר.
• בדקו בהגדרות מערכת ההפעלה שהדפדפן רשאי להשתמש במיקרופון. במכשיר מנוהל פנו למנהל המערכת בענייני הרשאות.
• ב-Chrome פתחו Settings > Privacy and security > Site settings > Microphone, כלומר הגדרות > פרטיות ואבטחה > הגדרות לאתרים > מיקרופון. בדקו את הרשאת האתר ואת התקן הקלט המוגדר כברירת מחדל לפי הנחיות Google.
• חזרו למסמך, הכתיבו משפט קצר ובדקו את התוצאה. אם אין קלט, בדקו אם יישום אחר משתמש במיקרופון.
• התאימו את השפה שנבחרה לדיבור שלכם, דברו בקצב רגיל ותקנו טעויות בזיהוי הטקסט.
• אם הפקודה נכתבת כמילים רגילות, בדקו ששפות החשבון והמסמך הן שתיהן English, עצרו מעט לפני הפקודה ואחריה, ובדקו מה המערכת שמעה.
• אם הקיצור מתנגש עם פעולה אחרת, השתמשו בתפריט כלים ובדקו את רשימת הקיצורים של Google לדפדפן ולמערכת שלכם.

הנחיות המיקרופון של Chrome מפרידות בין הרשאת האתר, הרשאת מערכת ההפעלה והקלט שנבחר. הן מסייעות לבדוק את סביבת הדפדפן של Google Docs, ואינן בדיקה של המקליט הנפרד של JotMe. במכשיר שמנוהל בידי הארגון, פעלו לפי כללי הארגון ופנו למנהל המערכת כשצריך.

הכינו טיוטה קצרה ב-JotMe והדביקו אותה בעצמכם ב-Docs

אם רוצים לראות טיוטה מסודרת של קטע דיבור קצר לפני שמכניסים אותו למסמך, פתחו את ההקלדה הקולית של JotMe. שלב סידור הטקסט מקבל הוראות לתקן פיסוק ושגיאות תמלול ברורות, לשמור על המשמעות ועל השפה, ולהבין רמזים לחלוקת פסקאות או רשימות. זהו האופן שבו התהליך אמור לפעול, ולא הבטחה לגבי כל תוצאה: השוו את הטקסט שהתקבל לדברים שאמרתם. גם Google Docs מאפשר לקרוא ולתקן את ההכתבה. התרגול הזה ב-JotMe אינו ניגש לחשבון Google ואינו מכניס טקסט אוטומטית ל-Docs. אתם בודקים, מעתיקים ומדביקים בעצמכם.

• כל ניסיון מוגבל ל-60 שניות ולמכסת השימוש שנותרה. העתיקו ושמרו תוצאה קודמת: הקלטה חדשה מחליפה את התוצאה שהוצגה קודם.
• אם צריך, בחרו ״הפעלת המיקרופון״. המתינו להודעה ״אפשר לדבר״ (Speak now) לפני שמתחילים לדבר.
• בדף הפעיל החזיקו את V או השתמשו בכפתור המיקרופון. תצוגה שנראית מותאמת לטלפון אינה הוכחה שההקלטה פועלת בדפדפן של הטלפון; בדקו את התמיכה.
• אמרו את קטע התרגול הבדיוני באנגלית שמופיע למעלה. שחררו את V או בחרו ״עצירה״ (Stop), והמתינו לסיום ההקלטה ולסיום ״מסדרים את הטקסט…״ (Formatting).
• השוו למקור את ההוראה שלא לשלוח עדיין, את השם Maya, שני צילומי מסך ולא שלושה, ויום שלישי ולא יום שני. סידור הטקסט עלול לשנות מילים, ולכן בדקו את המשמעות.
• בחרו ״העתקה״ (Copy), הציבו את הסמן במסמך Google Docs שלכם שיש לכם הרשאה לערוך, והדביקו בעצמכם. אם ההעתקה ללוח לא פועלת, סמנו את הטקסט והעתיקו ידנית.

בדף הפעיל, מקש V פועל בלי מקשי שינוי נלווים; הוא אינו מפעיל את ההכתבה בתוך שדות טקסט שניתנים לעריכה או בתיבות דו-שיח. בכפתור המיקרופון אפשר להתחיל ולעצור בנפרד. עברו לכפתור באמצעות Tab והפעילו אותו ב-Enter או ברווח. את פעולות ההקלטה, העצירה וההעתקה בפועל יש לוודא בזמן שימוש בדפדפן המתאים. יציאה מהדף או טעינה מחדש מוחקות את התוצאה המוצגת, ולכן העתיקו אותה קודם. משך הופעת התוצאה בדף אינו מלמד על מדיניות שמירת הנתונים של ספק השירות.

פקודות העריכה של Google Docs ורמזי סידור הטקסט של JotMe הם דברים שונים. JotMe מקבל הוראות להבין רמזים לפסקאות ולרשימות; אלה אינן פקודות עריכה של Docs. בתרגול הזה אין בורר לשפת תרגום. השתמשו בקטע האנגלי שלמעלה והשוו אליו את התוצאה.

אם נשארת ההודעה ״בהכנה…״ (Getting ready), אל תניחו שההקלטה התחילה. בדקו את הרשאות המיקרופון של האתר והדפדפן ואת התקן הקלט. לפני טעינה מחדש וניסיון נוסף, העתיקו תוצאה קודמת. אם ההכנה עדיין לא מסתיימת, עצרו ופנו למנהל המערכת או לתמיכה. עצם ההמתנה אינה הוכחה להקלטה מוצלחת. בתקלות חיבור, סידור טקסט או מגבלת שימוש, פעלו לפי ההודעה שמופיעה; אל תניחו מתי המכסה מתחדשת.

בחרו מסלול מתאים להכתבה, לשיחה ארוכה או לקובץ שמע

• להכתבה ישירה לתוך Google Docs, השתמשו בתכונה המובנית עם דפדפן נתמך, חשבון מתאים ומיקרופון.
• לטיוטה קצרה ומסודרת שרוצים לבדוק קודם, השתמשו בהקלדה הקולית של JotMe ואחר כך העתיקו והדביקו בעצמכם.
• לשיחה ארוכה, בחרו תמלול רציף וקראו את התמליל לצורך מסמך היעד.
• להקלטה קיימת, בחרו מסלול לתמלול קבצים. אל תניחו שתיבת המיקרופון של Google Docs מייבאת אודיו.

לשיחה ארוכה, בדקו את התמלול החי של JotMe. זהו מסלול נפרד לכתיבת שיחות בזמן אמת, ולא הכלי לסידור טיוטה קצרה. גם כאן יש לבדוק את התמליל לפני שמשתמשים בו במסמך שלכם.

להקלטה קיימת, בדקו את מסלול ההמרה מאודיו לטקסט ואת מגבלות הקלט והתצוגה המקדימה. המיקרופון ב-Google Docs אינו מנגנון להעלאת קבצים. גם השמעת הקלטה לתוך המיקרופון אינה ייבוא של קובץ.

גם טקסט מלוטש דורש בדיקת משמעות ובירור מסלול הנתונים

בדקו שמות, תאריכים, מספרים, שלילה והתחייבויות. הבדל בין “two screenshots” ל-“two screen shots” צריך תיקון רק אם הוא חשוב למשימה שלכם. לעומת זאת, שינוי מ-“we still need to” ל-“we have finished” משנה את מצב העבודה ודורש תיקון. טקסט נקי וזורם אינו הוכחה שהמשמעות נשמרה.

לפי ההסבר של Google, הדפדפן שולט בשירות ההמרה מדיבור לטקסט ומעביר את הטקסט ל-Docs. זהו המסלול של Google, ולא תיאור של עיבוד המידע ב-JotMe. השתמשו בפרטים בדיוניים לתרגול ובשיטות שהארגון אישר לתוכן חסוי. בסיום כבו את המיקרופון וקראו את התוצאה לפני שמשתפים.