Φωνητική πληκτρολόγηση στο Google Docs: ρύθμιση και λύσεις

Για φωνητική πληκτρολόγηση στο Google Docs από υπολογιστή, άνοιξε ένα έγγραφο που μπορείς να επεξεργαστείς σε ενημερωμένη έκδοση του Chrome, του Edge ή του Safari. Επίλεξε Εργαλεία > Φωνητική πληκτρολόγηση, διάλεξε τη γλώσσα που θα μιλήσεις και πάτησε το μικρόφωνο. Μίλησε καθαρά και πάτησέ το ξανά όταν τελειώσεις. Πριν κοινοποιήσεις το κείμενο, διάβασέ το: ονόματα, αριθμοί και οδηγίες μπορεί να έχουν αποδοθεί λάθος.

Πήγαινε στη ρύθμιση και στα χειριστήρια του μικροφώνου

Πήγαινε στις λύσεις όταν η φωνητική πληκτρολόγηση λείπει ή δεν λειτουργεί

Ρύθμισε τη φωνητική πληκτρολόγηση στον υπολογιστή

• 1. Άνοιξε το έγγραφο Google στην τελευταία έκδοση του Chrome, του Edge ή του Safari. Βεβαιώσου ότι μπορείς να το επεξεργαστείς.
• 2. Έλεγξε ότι το μικρόφωνο που θέλεις να χρησιμοποιήσεις είναι συνδεδεμένο και λειτουργεί.
• 3. Άνοιξε Εργαλεία > Φωνητική πληκτρολόγηση. Θα πρέπει να εμφανιστεί το αιωρούμενο πλαίσιο του μικροφώνου.
• 4. Επίλεξε σε αυτό τη γλώσσα που θα μιλήσεις. Διάλεξε την αντίστοιχη τοπική παραλλαγή, αν υπάρχει.
• 5. Πάτησε το μικρόφωνο. Αν το πρόγραμμα περιήγησης ζητήσει πρόσβαση για το Google Docs και θέλεις να χρησιμοποιήσεις τη λειτουργία, επίτρεψέ την.
• 6. Μίλησε με φυσιολογικό ρυθμό και ένταση. Πάτησε ξανά το μικρόφωνο για διακοπή και μετά διάβασε και διόρθωσε το κείμενο.

Η τρέχουσα βοήθεια της Google αναφέρει Chrome, Edge και Safari. Επομένως, μια οδηγία που απαιτεί πάντα Chrome είναι υπερβολικά περιοριστική. Αν η λειτουργία δεν εμφανίζεται στον λογαριασμό εργασίας ή σχολείου σου, μπορεί να την έχει απενεργοποιήσει ο διαχειριστής. Έλεγξε πρώτα τον λογαριασμό και το υποστηριζόμενο πρόγραμμα περιήγησης, πριν εγκαταστήσεις επέκταση ή αλλάξεις ρυθμίσεις του οργανισμού.

Το μενού Εργαλεία είναι η ασφαλέστερη αφετηρία. Για το Chrome, η Google αναφέρει Ctrl + Shift + S σε Windows και ChromeOS και Command + Shift + S σε Mac. Οι συντομεύσεις διαφέρουν ανά πρόγραμμα περιήγησης και λειτουργικό σύστημα. Αν ο συνδυασμός ανοίγει κάτι άλλο, επίλεξε Εργαλεία > Φωνητική πληκτρολόγηση.

Δοκίμασε μια σύντομη ενημέρωση πριν γράψεις ολόκληρη σελίδα

Χρησιμοποίησε αυτό το φανταστικό παράδειγμα για έλεγχο ακρίβειας: “Do not send the draft to Maya yet. We need to check two screenshots, not three. The review is on Tuesday, not Monday.” Δηλαδή: να μη σταλεί ακόμη το προσχέδιο στη Maya, να ελεγχθούν δύο στιγμιότυπα οθόνης αντί για τρία και η ανασκόπηση να γίνει την Τρίτη αντί για τη Δευτέρα. Πρόκειται για λόγια εξάσκησης που έγραψε ο συντάκτης, όχι για καταγεγραμμένο αποτέλεσμα του προϊόντος. Μετά την υπαγόρευση, σύγκρινε κάθε οδηγία με το κείμενο πριν το κοινοποιήσεις.

Όπου υποστηρίζεται η γλώσσα, στο Google Docs μπορείς να πεις “Τελεία” για το τέλος μιας πρότασης ή “Νέα παράγραφος” για να ξεκινήσεις άλλη παράγραφο. Στο αγγλικό παράδειγμα οι αντίστοιχες εντολές είναι “Period” και “New paragraph”. Κάνε μια μικρή παύση πριν και μετά την εντολή. Αν εμφανιστεί ως απλές λέξεις, διόρθωσέ την και έλεγξε τις γλωσσικές προϋποθέσεις παρακάτω, αντί να επαναλαμβάνεις την ίδια εντολή.

Η στίξη και οι φωνητικές εντολές έχουν διαφορετικούς γλωσσικούς περιορισμούς

Η Google απαριθμεί Τελεία, Κόμμα, Θαυμαστικό, Ερωτηματικό, Νέα γραμμή και Νέα παράγραφος ως εντολές στίξης. Η στίξη δεν υποστηρίζεται σε κάθε γλώσσα υπαγόρευσης. Για τις εντολές επεξεργασίας και μορφοποίησης, τόσο η γλώσσα του Λογαριασμού Google όσο και η γλώσσα του εγγράφου πρέπει να είναι Αγγλικά. Αυτές οι εντολές δεν διατίθενται στις σημειώσεις ομιλητή των Παρουσιάσεων Google. Το ότι μπορείς να υπαγορεύσεις σε μια γλώσσα δεν σημαίνει ότι μπορείς και να δώσεις εντολές επεξεργασίας σε αυτή.

• Επιλογή μιας φράσης: πες την αγγλική εντολή “Select” και μετά τη φράση. Έλεγξε ότι το Docs επισημαίνει τις σωστές λέξεις.
• Έντονη γραφή για το επιλεγμένο κείμενο: πες “Bold”. Έλεγξε το επιλεγμένο απόσπασμα, αντί να θεωρείς ότι η εντολή πέτυχε.
• Αναίρεση της αλλαγής: πες “Undo” και έλεγξε ξανά το απόσπασμα. Δοκίμασε τη σειρά επιλογή, έντονη γραφή και αναίρεση σε μια πρόταση εξάσκησης που μπορείς να διαγράψεις.
• Επιλογή παραγράφου: πες “Select paragraph”. Έλεγξε την επιλογή πριν την αλλάξεις.
• Διαγραφή: πες “Delete” μόνο αφού ελέγξεις τι έχει επιλεγεί. Χωρίς επιλογή, η Google αναφέρει ότι διαγράφεται η λέξη πριν από τον δείκτη.
• Άνοιγμα βοήθειας: πες “Voice typing help” ή “Voice commands list” για να δεις τις διαθέσιμες εντολές του Docs.

Ξεχώρισε τρεις ρυθμίσεις: το πλαίσιο του μικροφώνου επιλέγει τη γλώσσα που μιλάς· το Αρχείο > Γλώσσα επιλέγει τη γλώσσα του εγγράφου· το myaccount.google.com/language δείχνει τη γλώσσα ιστού του Λογαριασμού Google. Οι εντολές επεξεργασίας απαιτούν Αγγλικά για τις τελευταίες δύο. Έλεγξε την επιλογή πριν μορφοποιήσεις ή διαγράψεις κείμενο. Οι παραπάνω εντολές ανήκουν στο Google Docs, όχι στην εγγραφή του JotMe.

Λύσεις όταν η φωνητική πληκτρολόγηση λείπει ή δεν λειτουργεί

• Η φωνητική πληκτρολόγηση λείπει: χρησιμοποίησε επεξεργάσιμο έγγραφο σε ενημερωμένο, υποστηριζόμενο πρόγραμμα περιήγησης υπολογιστή. Αν η λειτουργία δεν είναι διαθέσιμη, ρώτησε τον διαχειριστή εργασίας ή σχολείου.
• Έλεγχος μικροφώνου 1: βεβαιώσου ότι το συνδεδεμένο μικρόφωνο δεν είναι σε σίγαση και λειτουργεί σε μια γνώριμη εφαρμογή εγγραφής.
• Έλεγχος μικροφώνου 2: έλεγξε αν το λειτουργικό σύστημα επιτρέπει στο πρόγραμμα περιήγησης να χρησιμοποιεί το μικρόφωνο. Σε διαχειριζόμενη συσκευή, ρώτησε τον διαχειριστή για ρυθμίσεις που δεν μπορείς να αλλάξεις.
• Έλεγχος μικροφώνου 3: στο Chrome άνοιξε Ρυθμίσεις > Απόρρητο και ασφάλεια > Ρυθμίσεις ιστοτόπου > Μικρόφωνο. Έλεγξε την άδεια για τον ιστότοπο που θέλεις να χρησιμοποιήσεις και την προεπιλεγμένη είσοδο. Η βοήθεια του Chrome της Google εξηγεί αυτούς τους ελέγχους.
• Έλεγχος μικροφώνου 4: επέστρεψε στο έγγραφο, δοκίμασε μια σύντομη πρόταση και έλεγξε το κείμενο. Αν πάλι δεν υπάρχει είσοδος, δες μήπως άλλη εφαρμογή χρησιμοποιεί το μικρόφωνο.
• Οι λέξεις είναι λάθος: διάλεξε τη σωστή γλώσσα ομιλίας, μίλησε με φυσιολογικό ρυθμό και διόρθωσε όσα καταγράφηκαν.
• Οι εντολές εμφανίζονται ως λέξεις: έλεγξε ότι λογαριασμός και έγγραφο έχουν Αγγλικά, κάνε παύσεις γύρω από τις εντολές και δες τι άκουσε το Docs.
• Η συντόμευση ανοίγει κάτι άλλο: επίλεξε Εργαλεία > Φωνητική πληκτρολόγηση και έλεγξε την αναφορά συντομεύσεων της Google για το πρόγραμμα περιήγησης και το λειτουργικό σου σύστημα.

Ακολούθησε τις οδηγίες της Google για το μικρόφωνο στο Chrome: άδεια στον ιστότοπο, πρόσβαση από το σύστημα και επιλογή συσκευής εισόδου. Η υποστήριξη ενός προγράμματος περιήγησης από το Google Docs δεν επιβεβαιώνει υποστήριξη για την ξεχωριστή εγγραφή του JotMe. Αν μια ρύθμιση ελέγχεται κεντρικά, ακολούθησε τους κανόνες του οργανισμού σου.

Ετοίμασε ένα σύντομο προσχέδιο στο JotMe και επικόλλησέ το στο Google Docs

Χρησιμοποίησε την ξεχωριστή εγγραφή του JotMe όταν θέλεις μια σύντομη προφορική σημείωση να γίνει πρώτα μορφοποιημένο προσχέδιο και μετά να μεταφερθεί σε έγγραφο. Το βήμα μορφοποίησης έχει οδηγίες να διορθώνει τη στίξη και προφανή λάθη μεταγραφής, να διατηρεί νόημα και γλώσσα και να ερμηνεύει υποδείξεις για παραγράφους ή λίστες. Αυτή είναι η επιδιωκόμενη συμπεριφορά, όχι εγγύηση: σύγκρινε το πραγματικό αποτέλεσμα με όσα είπες. Και το Google Docs επιτρέπει έλεγχο και διόρθωση της υπαγόρευσης. Το JotMe δεν αποκτά πρόσβαση στον Λογαριασμό Google και δεν εισάγει κείμενο σε έγγραφο. Εσύ το ελέγχεις, το αντιγράφεις και το επικολλάς.

• Πριν από την εγγραφή: κάθε προσπάθεια περιορίζεται στα 60 δευτερόλεπτα και στο διαθέσιμο όριο. Αντέγραψε όποιο αποτέλεσμα θέλεις να κρατήσεις· η έναρξη νέας εγγραφής αντικαθιστά το προηγούμενο ορατό αποτέλεσμα.
• 1. Ενεργοποίησε το μικρόφωνο αν χρειάζεται. Μην αρχίσεις να μιλάς πριν το ενεργό χειριστήριο δείξει Μιλήστε τώρα (Speak now).
• 2. Στην ενεργή σελίδα της επίδειξης, κράτησε πατημένο το V ή χρησιμοποίησε το κουμπί μικροφώνου. Η εμφάνιση που χωρά σε κινητό δεν επιβεβαιώνει ότι το πρόγραμμα περιήγησης του τηλεφώνου μπορεί να καταγράψει ήχο. Έλεγξε την υποστήριξη μικροφώνου πριν βασιστείς σε αυτή τη διαδικασία.
• 3. Πες το φανταστικό αγγλικό παράδειγμα διορθώσεων παραπάνω. Άφησε το V ή επίλεξε Διακοπή (Stop). Περίμενε να τελειώσουν η εγγραφή και το στάδιο Διαμόρφωση κειμένου… (Formatting).
• 4. Σύγκρινε το εμφανιζόμενο προσχέδιο με την ομιλία: να μη σταλεί ακόμη, Maya, δύο στιγμιότυπα αντί για τρία και Τρίτη αντί για Δευτέρα. Η μορφοποίηση μπορεί να αλλάξει τη διατύπωση.
• 5. Επίλεξε Αντιγραφή (Copy), άνοιξε το δικό σου επεξεργάσιμο έγγραφο Google, βάλε τον δείκτη και κάνε επικόλληση. Αν δεν λειτουργεί η πρόσβαση στο πρόχειρο, επίλεξε το εμφανιζόμενο κείμενο και αντέγραψέ το χειροκίνητα.

Το V λειτουργεί χωρίς πρόσθετα πλήκτρα στην ενεργή σελίδα της επίδειξης και αγνοείται σε πεδία επεξεργασίας και διαλόγους. Το κουμπί του μικροφώνου προσφέρει ξεχωριστό χειρισμό έναρξης και διακοπής. Με το πληκτρολόγιο μπορείς να εστιάσεις στα κουμπιά με Tab και να τα ενεργοποιήσεις με Enter ή Space. Εγγραφή, διακοπή και αντιγραφή χρειάζονται πάντως έλεγχο στο πραγματικό πρόγραμμα περιήγησης. Αν φύγεις από τη σελίδα ή την ανανεώσεις, το εμφανιζόμενο αποτέλεσμα χάνεται· αντέγραψε λοιπόν το κείμενο που θέλεις να κρατήσεις πριν φύγεις. Αυτό περιγράφει τη διάρκεια του ορατού αποτελέσματος, όχι τη διατήρηση δεδομένων από τον πάροχο.

Οι εντολές του Google Docs διαφέρουν από τις υποδείξεις μορφοποίησης του JotMe. Το JotMe έχει οδηγίες να μορφοποιεί υποδείξεις για παραγράφους ή λίστες στο καταγεγραμμένο προσχέδιο· δεν εκτελεί εντολές επεξεργασίας του Docs. Αυτή η επίδειξη δεν έχει επιλογέα μετάφρασης. Για τον οδηγό χρησιμοποίησε την αγγλική φράση εξάσκησης και σύγκρινε το αποτέλεσμα με όσα είπες.

Αν η ένδειξη Προετοιμασία… (Getting ready) παραμένει, δεν έχει επιβεβαιωθεί ότι άρχισε η εγγραφή. Έλεγξε τις άδειες μικροφώνου του ιστοτόπου και του προγράμματος περιήγησης και την επιλεγμένη είσοδο. Αντέγραψε ένα προηγούμενο αποτέλεσμα πριν ανανεώσεις και δοκιμάσεις ξανά. Αν η προετοιμασία πάλι δεν ολοκληρώνεται, σταμάτα να χρησιμοποιείς την εγγραφή και απευθύνσου στον διαχειριστή ή στην υποστήριξη. Η αναμονή δεν αποδεικνύει επιτυχία. Ακολούθησε κάθε ορατό μήνυμα για σύνδεση, μορφοποίηση ή διαθέσιμο όριο, χωρίς να υποθέτεις πότε ανανεώνεται η ποσόστωση.

Διάλεξε υπαγόρευση, ζωντανή μεταγραφή ή εργασία με αρχείο ήχου

• Απευθείας γραφή σε έγγραφο Google: χρησιμοποίησε την ενσωματωμένη φωνητική πληκτρολόγηση αν την υποστηρίζουν πρόγραμμα περιήγησης, λογαριασμός και μικρόφωνο.
• Σύντομο προσχέδιο για έλεγχο και επικόλληση: χρησιμοποίησε τη διαδικασία JotMe που περιγράψαμε.
• Παρακολούθηση μεγαλύτερης ζωντανής συνομιλίας: χρησιμοποίησε συνεχή μεταγραφή και έλεγξε μετά το κείμενο για το έγγραφο που χρειάζεσαι.
• Μεταγραφή υπάρχουσας ηχογράφησης: χρησιμοποίησε διαδικασία μεταγραφής αρχείου, αντί να θεωρείς ότι το πλαίσιο μικροφώνου του Google Docs εισάγει αρχεία ήχου.

Το εργαλείο ζωντανής μεταγραφής του JotMe προορίζεται για μεγαλύτερο κείμενο σε πραγματικό χρόνο, αντί για το σύντομο μορφοποιημένο προσχέδιο που παρουσιάζουμε εδώ.

Για μια υπάρχουσα ηχογράφηση, χρησιμοποίησε το εργαλείο ήχου σε κείμενο και έλεγξε τις υποστηριζόμενες εισόδους και τα όρια προεπισκόπησης. Η φωνητική πληκτρολόγηση του Google Docs είναι λειτουργία μικροφώνου: το να παίξεις ένα αρχείο μπροστά σε μικρόφωνο δεν ισοδυναμεί με μεταφόρτωσή του για μεταγραφή.

Έλεγξε το νόημα και διάλεξε κατάλληλη διαχείριση δεδομένων

Πριν κοινοποιήσεις ένα υπαγορευμένο έγγραφο, σύγκρινε ονόματα, ημερομηνίες, αριθμούς, αρνήσεις και δεσμεύσεις με αυτό που εννοούσες. Αν τα “δύο στιγμιότυπα” γίνουν “δύο στιγμιό τυπα”, διόρθωσε την ορθογραφία μόνο αν έχει σημασία για το έγγραφο. Αν όμως το “πρέπει ακόμη να το κάνουμε” γίνει “τελειώσαμε”, διόρθωσέ το: άλλαξε η εργασία. Μια καλογραμμένη παράγραφος δεν αποδεικνύει ότι η ομιλία καταγράφηκε σωστά.

Η Google εξηγεί ότι το πρόγραμμα περιήγησης ελέγχει την υπηρεσία μετατροπής ομιλίας σε κείμενο και στέλνει το κείμενο στο Docs. Η εξήγηση δεν περιγράφει την επεξεργασία του JotMe. Χρησιμοποίησε φανταστικά παραδείγματα στις δοκιμές και διαδικασία εγκεκριμένη από τον οργανισμό σου για εμπιστευτικό υλικό. Σταμάτα το μικρόφωνο όταν τελειώσεις και έλεγξε τι θα κοινοποιηθεί.