Saisie vocale Google Docs : réglages et dépannage

Sur ordinateur, ouvrez un document Google Docs que vous pouvez modifier dans une version récente de Chrome, Edge ou Safari. Choisissez Outils > Saisie vocale, sélectionnez la langue que vous allez parler, puis cliquez sur le micro et dictez clairement. Cliquez de nouveau pour terminer. Avant de partager le texte, relisez-le : la reconnaissance peut se tromper sur un nom, un nombre ou une consigne.

Accéder aux réglages et aux commandes du micro

Accéder au dépannage si la saisie vocale manque ou ne fonctionne pas

Activer la saisie vocale Google Docs sur ordinateur

• 1. Ouvrez votre document Google dans la dernière version de Chrome, Edge ou Safari et vérifiez que vous pouvez le modifier.
• 2. Assurez-vous que le micro souhaité est branché et fonctionne.
• 3. Ouvrez Outils > Saisie vocale. La petite fenêtre flottante du micro doit apparaître.
• 4. Choisissez la langue parlée dans cette fenêtre, avec la variante régionale correspondante lorsqu’elle est proposée.
• 5. Cliquez sur le micro. Si le navigateur demande l’accès au micro pour Google Docs et que vous souhaitez utiliser la fonction, autorisez cet accès.
• 6. Parlez à un rythme et à un volume normaux. Cliquez de nouveau sur le micro pour arrêter, puis relisez et corrigez le texte.

L’aide actuelle de Google mentionne Chrome, Edge et Safari. Présenter Chrome comme la seule possibilité réduit donc à tort le choix des navigateurs. Sur un compte professionnel ou scolaire, un administrateur peut avoir désactivé la fonction. Vérifiez le compte et le navigateur pris en charge avant d’installer une extension ou de modifier les réglages de votre organisation.

Le menu Outils reste le point de départ le plus sûr. Pour Chrome, Google indique Ctrl + Shift + S sous Windows et ChromeOS, et Command + Shift + S sur Mac. Les raccourcis peuvent changer selon le navigateur ou le système : si une autre fonction s’ouvre, passez par Outils > Saisie vocale.

Commencer par quelques phrases pour vérifier la dictée

Voici un exercice fictif à dicter en anglais : « Do not send the draft to Maya yet. We need to check two screenshots, not three. The review is on Tuesday, not Monday. » Il signifie : ne pas encore envoyer le brouillon à Maya, vérifier deux captures d’écran plutôt que trois, et prévoir la relecture mardi plutôt que lundi. Ces phrases ont été écrites pour l’exercice ; elles ne constituent pas un résultat enregistré avec le produit. Après la dictée, comparez chaque consigne au texte obtenu avant de le partager.

Dans Google Docs, lorsqu’ils sont pris en charge, les signaux « Period » et « New paragraph » permettent de terminer une phrase ou de commencer un autre paragraphe. Marquez une courte pause avant et après la commande. Si elle apparaît sous forme de mots ordinaires, corrigez le texte et vérifiez les conditions de langue ci-dessous plutôt que de répéter sans cesse la même commande.

Ponctuation et commandes d’édition : des conditions de langue différentes

Google donne notamment les signaux anglais Period, Comma, Exclamation point, Question mark, New line et New paragraph, qui correspondent au point, à la virgule, aux signes d’exclamation et d’interrogation, au retour à la ligne et au nouveau paragraphe. La ponctuation n’est pas disponible dans toutes les langues de dictée. Les commandes vocales d’édition et de mise en forme exigent que la langue du compte Google et celle du document soient toutes deux l’anglais ; elles ne sont pas disponibles dans les commentaires du présentateur de Slides. Pouvoir dicter dans une langue ne signifie pas pouvoir utiliser les commandes d’édition dans cette langue.

• Sélectionner une expression : dites « Select », puis l’expression. Vérifiez que Docs surligne les mots voulus.
• Mettre la sélection en gras : dites « Bold », puis vérifiez le passage sélectionné au lieu de supposer que la commande a fonctionné.
• Annuler : dites « Undo » et examinez de nouveau le passage. Essayez cette succession sélection, gras, annulation sur une phrase d’exercice sans importance.
• Sélectionner un paragraphe : dites « Select paragraph » et contrôlez la sélection avant de la modifier.
• Supprimer : ne dites « Delete » qu’après avoir vérifié la sélection. Selon Google, s’il n’y a aucune sélection, cette commande supprime le mot précédant le curseur.
• Consulter l’aide : dites « Voice typing help » ou « Voice commands list » pour voir les commandes disponibles dans Docs.

Distinguez trois réglages. La zone du micro détermine la langue que vous parlez ; Fichier > Langue définit celle du document ; myaccount.google.com/language indique la langue Web du compte Google. Les commandes d’édition demandent l’anglais pour les deux derniers réglages. Vérifiez la sélection avant toute mise en forme ou suppression. Les commandes ci-dessus appartiennent à Google Docs, pas à l’enregistreur JotMe.

Que faire si la saisie vocale manque ou ne fonctionne pas ?

• La saisie vocale n’apparaît pas : ouvrez un document modifiable dans une version récente d’un navigateur compatible sur ordinateur. Si la fonction reste absente, consultez l’administrateur de votre compte professionnel ou scolaire.
• Vérification du micro 1 : contrôlez que le micro branché n’est pas coupé et fonctionne dans une application d’enregistrement que vous connaissez.
• Vérification du micro 2 : assurez-vous que le système autorise le navigateur à utiliser le micro. Sur un appareil administré, demandez à l’administrateur pour les réglages que vous ne pouvez pas modifier.
• Vérification du micro 3 : dans Chrome, ouvrez Paramètres > Confidentialité et sécurité > Paramètres des sites > Micro. Vérifiez l’autorisation du site à utiliser et l’entrée audio par défaut. L’aide Chrome de Google explique ces réglages.
• Vérification du micro 4 : revenez au document, dictez une courte phrase et examinez le texte. Si rien ne s’affiche, vérifiez si une autre application utilise le micro.
• Les mots sont incorrects : sélectionnez la bonne langue parlée, revenez à un rythme normal et corrigez ce qui a été reconnu.
• Les commandes deviennent du texte : vérifiez que le compte et le document sont réglés en anglais, marquez une pause autour des commandes et examinez ce que Docs a entendu.
• Le raccourci ouvre autre chose : utilisez Outils > Saisie vocale et consultez les raccourcis Google pour votre navigateur et votre système.

Dans Chrome, suivez les conseils de dépannage du micro fournis par Google : autorisation du site, accès dans le système et choix de l’entrée audio. Le fait qu’un navigateur soit pris en charge par Google Docs ne prouve pas qu’il fonctionne avec l’enregistreur JotMe distinct. Respectez les règles de votre organisation lorsque les réglages sont administrés.

Créer un court brouillon dans JotMe, puis le coller dans Google Docs

L’enregistreur JotMe distinct sert à préparer un brouillon mis en forme à partir d’une courte note orale, avant de le transférer dans votre document. Son étape de mise en forme reçoit pour consignes de corriger la ponctuation et les erreurs de transcription évidentes, de conserver le sens et la langue, et d’interpréter les indications de paragraphe ou de liste. Ce comportement est prévu, mais il n’est pas garanti : confrontez toujours le résultat à vos paroles. Google Docs permet lui aussi de relire et de corriger la dictée. JotMe n’accède pas à votre compte Google et n’insère rien dans votre document. C’est vous qui relisez, copiez et collez le texte.

• Avant de commencer : chaque tentative est limitée à 60 secondes et au quota disponible. Copiez les résultats à conserver ; lancer un autre enregistrement remplace le résultat précédemment affiché.
• 1. Activez le micro si nécessaire. Attendez que le contrôle en direct affiche Parlez maintenant (Speak now) avant de parler.
• 2. Sur la page de démonstration active, maintenez V ou utilisez le bouton du micro. Une présentation adaptée au mobile ne confirme pas que votre navigateur de téléphone sait enregistrer : vérifiez sa prise en charge du micro avant de vous fier à ce processus.
• 3. Dictez l’exemple fictif en anglais présenté plus haut. Relâchez V ou choisissez Arrêter (Stop). Attendez la fin de l’enregistrement et de l’étape Mise en forme du texte… (Formatting).
• 4. Confrontez le brouillon affiché à votre voix : ne pas encore envoyer, Maya, deux captures plutôt que trois et mardi plutôt que lundi doivent être conservés. La mise en forme peut modifier les mots employés.
• 5. Choisissez Copier (Copy), ouvrez votre propre document Google modifiable, placez le curseur et collez. Si l’accès au presse-papiers échoue, sélectionnez le texte affiché et copiez-le manuellement.

Sur la page de démonstration active, V s’utilise sans touche de modification et reste sans effet dans les champs modifiables et les boîtes de dialogue. Le bouton du micro permet aussi de démarrer et d’arrêter l’enregistrement. Au clavier, utilisez Tab pour atteindre un bouton, puis Entrée ou Espace pour l’activer. L’enregistrement, l’arrêt et la copie doivent encore être éprouvés dans un navigateur réel. Quitter ou recharger la page efface le résultat affiché : copiez donc le texte à conserver avant de partir. Il s’agit du cycle de vie du résultat visible, pas de la durée de conservation chez le fournisseur.

Les commandes Google Docs ne sont pas les indications de mise en forme de JotMe. JotMe reçoit pour consigne d’organiser les indications de paragraphe ou de liste dans le brouillon enregistré ; il n’exécute pas les commandes d’édition de Docs. Cette démonstration n’a pas de sélecteur de traduction. Pour suivre ce guide, utilisez la phrase d’exercice en anglais et comparez le résultat à ce que vous avez dit.

Si Préparation… (Getting ready) reste affiché, le démarrage de l’enregistrement n’est pas confirmé. Vérifiez les autorisations du micro pour le site et le navigateur, ainsi que l’entrée audio choisie. Copiez tout résultat précédent avant de recharger et de réessayer. Si l’initialisation n’aboutit toujours pas, cessez d’utiliser l’enregistreur et contactez votre administrateur ou l’assistance : attendre ne prouve pas que l’opération a réussi. Suivez les messages de connexion, de mise en forme ou de limite d’utilisation affichés, sans supposer une heure de réinitialisation du quota.

Choisir entre dictée, transcription en direct et fichier audio

• Pour écrire directement dans un document Google : utilisez sa saisie vocale intégrée si le navigateur, le compte et le micro la prennent en charge.
• Pour préparer un court brouillon à relire puis à coller : utilisez le processus de saisie vocale JotMe décrit plus haut.
• Pour suivre une conversation plus longue : choisissez une transcription continue, puis relisez la transcription pour le document dont vous avez besoin.
• Pour transcrire un enregistrement existant : choisissez un processus qui traite les fichiers. Ne supposez pas que la fenêtre du micro de Google Docs importe un fichier audio.

L’outil de transcription en direct de JotMe est destiné à un échange plus long, suivi en temps réel, plutôt qu’au court brouillon mis en forme présenté ici.

Pour un enregistrement existant, utilisez l’outil audio-vers-texte et vérifiez les entrées qu’il accepte ainsi que les limites de l’aperçu. La saisie vocale Google Docs utilise le micro. Faire écouter un fichier au micro n’équivaut pas à importer ce fichier dans un outil de transcription.

Vérifier le sens et choisir un traitement adapté aux données

Avant de partager un document dicté, comparez les noms, dates, nombres, négations et engagements avec votre intention. Si « two screenshots » devient « two screen shots », corrigez seulement si cette différence compte pour le document. En revanche, remplacer « nous devons encore le faire » par « nous avons terminé » modifie la tâche et doit être corrigé. Un paragraphe bien tourné ne prouve pas que la parole a été fidèlement reconnue.

Google explique que le navigateur contrôle le service de reconnaissance vocale, puis transmet le texte à Docs. Cette explication ne décrit pas le traitement effectué par JotMe. Testez avec des exemples fictifs et utilisez un processus approuvé par votre organisation pour les informations confidentielles. Coupez le micro une fois terminé et vérifiez ce que vous allez partager.