要翻譯電子郵件，可以先打開 Gmail 或 Outlook 中的信件，使用「翻譯郵件」功能，再選擇想閱讀的語言。若要回信，先把想表達的內容寫成清楚的草稿，翻成收件人的語言，確認細節後再寄出。郵件翻譯其實分成兩件事：看懂對方寫了什麼，以及決定自己要怎麼回覆。這篇指南會帶你完成兩種工作，也提供一封虛構郵件，讓你實際試用文字翻譯示範。
先分清楚：你要讀信，還是回信？
- 閱讀收到的 Gmail 郵件：在單封郵件的選單中選擇「翻譯郵件」。
- 閱讀收到的 Outlook 郵件：使用翻譯提示，或該版本 Outlook 提供的翻譯指令。
- 翻譯回信或其他郵件 App 的內容：把需要翻譯的文字複製到文字翻譯工具，確認結果後再貼回草稿。
- 遇到會造成重要影響或意思不明的信件：請寄件人說明，或安排具備相關能力的人員審閱。
收件匣內建的翻譯功能很適合直接讀信。若要處理回信草稿，或查看用字的說明，獨立的文字翻譯工具則更方便。不過，兩種方法都無法確認寄件人的真正意圖，也無法保證每個細節都正確。
如何在 Gmail 翻譯電子郵件
- 1. 在 Gmail 打開要閱讀的那一封郵件。
- 2. 如果信件上方出現翻譯橫幅，可以直接使用；否則，打開單封郵件的三點「更多」選單，選擇「翻譯郵件」。
- 3. 在信件上方的翻譯控制項選擇目標語言。手機版的語言選項可能位於「設定」中。
- 4. 涉及姓名、金額、日期或待辦事項時，請對照原文。郵件串中的每封回覆也要分別閱讀，避免把較早的信件誤認為最新指示。
Google 說明這項功能僅供 Google 帳戶使用，不適用於加入 Gmail App 的 IMAP 帳戶郵件。如果找不到翻譯指令，請先確認帳戶類型與單封郵件的選單，不要直接假設 App 裡的所有郵件都支援翻譯。
如何在 Outlook 翻譯電子郵件
- 1. 打開收到的信件，查看上方是否出現翻譯提示；若有，選擇「翻譯郵件」。
- 2. 沒有提示時，使用你目前 Outlook 版本提供的翻譯指令。Microsoft 也列出「常用 → 翻譯 → 翻譯郵件」的操作，以及支援時可用的右鍵翻譯選項。
- 3. 翻譯後，可以選擇「顯示原始郵件」回到原文。
- 4. 如果有「翻譯喜好設定」，可以在其中調整閱讀語言或自動翻譯設定。
Outlook 的介面與帳戶功能會因版本而異。Microsoft 指出，自動翻譯與智慧翻譯建議需要 Exchange Online 信箱。請依照自己使用的 Outlook 版本操作，不要預期每台裝置都有相同選單。如果組織限制這項功能，可以考慮另外使用經組織核准的翻譯工具。Microsoft 也說明，由 21Vianet 營運的 Microsoft 365 無法使用 Translator；如果你的帳戶屬於這種服務，請改用組織核准的其他翻譯工具。
Microsoft 最新文字翻譯與 Outlook 郵件翻譯說明
用 JotMe 示範翻譯一封回信
請用下方預設的「英文 → 西班牙文」試譯這段虛構的英文草稿：「Hello, thank you for your message. Could we move our meeting to Friday at 10:00 a.m. Pacific Time? Please confirm whether that works for you. Best regards.」示範工具會翻譯你貼上的文字，並提供簡短的說明。它不會連接你的收件匣，也不會寄送電子郵件。先用一段簡短、不含敏感資訊的範例，看看譯文與說明是否對你有幫助。
立即體驗
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譯文會顯示在這裡
說明
翻譯完成後，關於譯文選擇的說明會顯示在這裡。
- 1. 把範例貼到輸入框。停止輸入片刻後，工具會自動開始翻譯。
- 2. 試用這個範例時，保留來源語言為英文、目標語言為西班牙文；也可以改選實際需要的語言組合。
- 3. 閱讀譯文與說明，確認星期五、上午 10:00、太平洋時間，以及請對方確認是否方便的要求，都完整保留下來。
- 4. 自行把確認過的譯文複製到回信草稿。寄出前，請在郵件 App 中檢查收件人、主旨與附件。
公開示範的文字翻譯 token 額度有限。計數器會顯示剩餘可用額度，短段落也比較容易逐項檢查。說明只是解釋模型的用字選擇，並不是獨立的正確性證明。如果工具顯示錯誤或額度不足，請保留原始草稿，視情況縮短段落，並依照畫面上的提示處理。
保留回信的意思與語氣
翻譯前，每句話盡量只提出一項清楚的要求。如果已知道確切時間，請把「下週五」或「下班前」這類模糊說法改成明確的日期、時間與時區。確認收件人的姓名正確，並避免只有自己語言才容易理解的慣用語。原文越直接，越容易發現翻譯出錯的地方。
- 事實：把姓名、日期、金額、單位、地址與連結逐項對照原文。
- 意圖：確認誰要做什麼、句子是在提出要求還是確認事情，也要留意「不」、「僅限」、「之前」或「之後」等字詞。
- 語氣：依照你與收件人的關係，檢查開頭稱呼、結尾與正式程度。
- 完整性：確認沒有漏掉任何句子、問題或條件。如果主旨也需要更改，請另外翻譯主旨。
短回信可以試著把譯文再翻回自己的語言，以找出可能的出入，但回譯無法證明內容正確，因為兩次翻譯可能重複相同的錯誤。如果某個用語仍不清楚，請詢問熟悉該語言的人或原寄件人。處理敏感的職場內容時，請使用組織核准的翻譯服務，只貼上你有權分享的部分。
常見問題
如何把電子郵件翻成英文？
打開收到的信件，在支援這項功能的 Gmail 或 Outlook 介面選擇「翻譯郵件」，並把目標語言設為英文。如果無法使用這項功能，可以把有權分享的郵件文字複製到翻譯工具，再選擇原文語言與英文。
iPhone 或 Android 手機可以翻譯郵件嗎？
Google 的說明指出，Gmail 在 Android、iPhone、iPad 與電腦上都提供「翻譯郵件」功能。請打開信件，再開啟「更多」選單；Google 帳戶的使用限制仍然適用。如果使用 Outlook 或其他郵件 App，請依該 App 的裝置操作說明進行，因為選單位置與支援的帳戶可能不同。
Gmail 為什麼沒有「翻譯郵件」？
沒有翻譯橫幅，不一定代表不能翻譯。先查看單封郵件的「更多」選單，也要確認該封郵件是否屬於 Google 帳戶；Google 說明這項功能不適用於 IMAP 帳戶的郵件。
翻譯收到的信件，也會一起翻譯我的回信嗎？
閱讀翻譯後的信件與撰寫回信是兩個分開的操作。請把草稿翻成收件人的語言，確認內容後，再自行貼上或插入郵件。JotMe 示範工具不會寄信，也不會存取你的收件匣。
貼上的文字會保留郵件版面與附件嗎？
這套 JotMe 操作流程翻譯的是你貼上的文字，不會重建 HTML 郵件範本，也不會翻譯附件檔案。把結果貼回郵件時，請檢查段落間距與連結，附件則需要另外處理。
有 AI 翻譯說明，就可以放心相信郵件內容嗎？
不可以。說明可以協助你檢查用字，但翻譯與說明都由同一個模型產生。請對照原文確認細節；如果錯誤會帶來實質影響，應請人員協助釐清。
只想讀懂一封信時，可以先用收件匣內建的翻譯功能。若要回信，先寫好清楚的草稿，再試用文字翻譯工具，確認意思後才貼回郵件。最後由你審閱，才能把容易閱讀的譯文，與原本想傳達的訊息連接起來。