收到看不懂的外语邮件，可以先在 Gmail 或 Outlook 中打开邮件，选择“翻译邮件”，再设定您要阅读的语言。需要回复时，则先把意思写清楚，将草稿翻译成收件人使用的语言，核对细节后再发送。邮件翻译其实分为两件事：看懂对方说了什么，以及准确表达自己的回复。本指南分别介绍这两种做法，并提供一封虚构邮件，让您直接试用文字翻译演示。
先分清：看收到的邮件，还是翻译回复
- 阅读 Gmail 收到的邮件：在该邮件的菜单中选择“翻译邮件”。
- 阅读 Outlook 收到的邮件：使用翻译提示，或当前 Outlook 版本提供的“翻译”命令。
- 翻译回复草稿或其他邮箱应用中的邮件：将需要的文字复制到文字翻译工具中，核对译文后再粘贴回草稿。
- 邮件内容影响重要决定，或存在歧义：请发件人解释清楚，或请具备相应能力的人工译者复核。
只想读懂邮件时，邮箱内置翻译很方便。要翻译自己写的草稿，或查看某个措辞的解释，单独的文字翻译工具更适合。不过，两种方法都无法确认发件人的真实意图，也不能保证每个细节都正确。
Gmail 邮件翻译：打开单封邮件操作
- 1. 在 Gmail 中打开您要阅读的那一封邮件。
- 2. 如果邮件上方出现翻译横幅，直接使用；没有横幅时，打开该邮件的三点“更多”菜单，选择“翻译邮件”。
- 3. 在邮件顶部的翻译控件中选择目标语言。手机端的语言选项可能位于“设置”中。
- 4. 姓名、金额、日期或待办事项很重要时，请对照原文核查。同一往来中的每封回复都应单独阅读，避免把旧邮件误当成最新要求。
Google 的说明将这项功能限定于 Google 账号。通过 IMAP 账号添加到 Gmail 应用中的邮件不在支持范围内。如果找不到“翻译邮件”，先检查当前账号和这封邮件的菜单，不要认为 Gmail 应用里的所有邮件都能使用这项功能。
Outlook 邮件翻译：按您的版本选择入口
- 1. 打开收到的邮件，查看顶部附近是否有翻译提示；如果有，选择“翻译邮件”。
- 2. 没有提示时，使用当前 Outlook 版本提供的“翻译”命令。Microsoft 的说明也列出了“主页 → 翻译 → 翻译邮件”，以及受支持情况下右键菜单中的“翻译”选项。
- 3. 翻译后，选择“显示原文”即可重新查看原邮件。
- 4. 如果您的版本提供“翻译偏好设置”，可在其中修改阅读语言或自动翻译设置。
Outlook 的界面和账号支持情况会有所不同。Microsoft 说明，自动翻译和智能翻译建议需要 Exchange Online 邮箱。请按照您使用的 Outlook 版本操作，不同设备上的菜单未必相同。如果组织限制了这项功能，可以考虑使用另一款经组织批准的翻译工具。Microsoft 还明确说明，由世纪互联（21Vianet）运营的 Microsoft 365 不提供 Translator 翻译功能。如果您使用这类账号，请改用经组织批准的其他翻译工具。
Microsoft 当前说明：翻译文字和 Outlook 邮件
用 JotMe 演示翻译邮件回复
请使用下方预设的“英语 → 西班牙语”，试译这段虚构的英文草稿：“Hello, thank you for your message. Could we move our meeting to Friday at 10:00 a.m. Pacific Time? Please confirm whether that works for you. Best regards.” 演示会翻译您粘贴的文字，并给出简短的解释说明。它不会连接您的收件箱，也不会发送邮件。先用一段简短、不含敏感信息的示例，看看译文和解释是否对您有帮助。
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译文会显示在这里
说明
翻译完成后，关于译文选择的说明会显示在这里。
- 1. 将示例粘贴到输入框。停止输入片刻后，工具会自动开始翻译。
- 2. 试译这段示例时，保留英语为源语言、西班牙语为目标语言；也可以选择您实际需要的语言组合。
- 3. 阅读译文和解释，确认“周五”“上午 10:00”“太平洋时间”以及请对方确认的要求都已保留。
- 4. 核对后，由您自行将译文复制到邮件草稿。发送前，在邮箱应用中检查收件人、主题和附件。
公开演示的文字翻译有 token 用量限制，计数器会显示剩余额度。短段落更容易逐项核对。解释说明只是描述模型为什么这样表达，不能作为独立的准确性证明。如果工具提示错误或额度不足，请保留原草稿；在适当情况下缩短文字，并按页面显示的指引处理。
让邮件回复保留原意与恰当语气
翻译前，尽量每句话只提出一个明确的请求。已知具体安排时，把“下周五”“当天结束前”这类模糊说法改成明确的日期、时间和时区。写对收件人的姓名，少用只有自己语言中才容易理解的惯用表达。原文越清楚，越容易发现译文中的问题。
- 事实：对照原文核查姓名、日期、金额、单位、地址和链接。
- 意图：确认谁需要做什么，句子是在提出请求还是确认事项，并留意“不”“仅”“之前”“之后”等限定词。
- 语气：根据您与收件人的关系，检查开头称呼、结尾问候及正式程度是否合适。
- 完整性：确认没有遗漏任何句子、问题或条件。如果主题也需要改成另一种语言，应单独翻译。
对于简短回复，把译文再翻回您熟悉的语言，有时能发现意思偏差，但这并不能证明译文正确：两次翻译可能重复同一个错误。仍有表达不清楚时，请懂该语言的人或原发件人帮助确认。涉及敏感工作内容时，应使用组织批准的翻译服务，而且只粘贴您获准对外分享的文字。
邮件翻译常见问题
如何把邮件翻译成英语？
打开收到的邮件，在受支持的 Gmail 或 Outlook 界面中选择“翻译邮件”，将目标语言设为英语。如果无法使用内置功能，可以把允许分享的邮件文字复制到翻译工具中，再选择原文语言和英语。
iPhone 或 Android 手机能翻译邮件吗？
Gmail 的官方说明涵盖 Android、iPhone 或 iPad，以及电脑端的“翻译邮件”功能。打开邮件，再进入“更多”菜单即可查找入口；Google 账号的限制在手机上同样适用。如果使用 Outlook 或其他邮箱应用，请查看该应用针对您设备的说明，菜单位置和账号支持情况可能不同。
为什么 Gmail 中找不到“翻译邮件”？
没有出现翻译横幅，不代表无法翻译。请先检查这封邮件自己的“更多”菜单，再确认邮件是否属于 Google 账号。Google 明确排除了 IMAP 账号中的邮件。
翻译收到的邮件后，回复也会自动翻译吗？
阅读译文和撰写回复是两个独立步骤。请把草稿翻译成收件人的语言，核对后自行粘贴或插入邮件。JotMe 演示不会发送消息，也不会访问您的收件箱。
粘贴文字后，邮件排版和附件会保留吗？
这里介绍的 JotMe 用法只翻译您粘贴的文字，不会重建 HTML 邮件模板，也不会翻译附件文件。将译文复制回邮件时，请检查段落间距和链接；附件需要另行处理。
有 AI 翻译解释，就能放心使用译文吗？
不能。解释说明有助于检查措辞，但译文和解释都由同一个模型生成。请对照原文核实细节；如果错误可能造成实质影响，还应请人帮助澄清。
只需要看懂邮件时，先用邮箱内置翻译。需要回复时，先写清楚草稿，试用文字翻译工具，再确认原意是否保留，最后复制回邮件。发送前的复核，能帮助您确认可读的译文是否表达了真正想说的话。