Cách chép lời thư thoại và kiểm tra từng chi tiết

Để chép lời thư thoại, hãy lưu hoặc chia sẻ tin nhắn thành tệp âm thanh, đưa tệp đó vào công cụ gỡ băng rồi nghe bản gốc để đối chiếu câu chữ. Nếu điện thoại đã có bản chép hữu ích, hãy bắt đầu từ đó. Demo JotMe dưới đây là phương án dự phòng cho bản ghi đã lưu: công cụ tạo bản xem trước có giới hạn bằng ngôn ngữ được nói, không tự kết nối với hộp thư thoại của bạn.

Đến các bước chép lời thư thoại đã lưu

Chọn cách phù hợp với tin nhắn bạn đang có

• Đã có bản chép từ điện thoại hoặc nhà mạng → phát lại thư thoại để kiểm tra tên, số và điều kiện đi kèm. Nếu văn bản đó đã đủ dùng thì không nhất thiết cần JotMe.
• Đã có tệp âm thanh thư thoại → dùng cách gỡ băng tệp bên dưới. JotMe có thể tạo bản nháp xem trước; tệp đính kèm email phải chứa bản ghi thật, không chỉ là liên kết, ảnh chụp màn hình hay văn bản.
• Chỉ nghe được qua số gọi vào → trước hết dùng cách lưu/chia sẻ được hỗ trợ cho đúng điện thoại hoặc nhà mạng của bạn. JotMe không thể lấy âm thanh từ một số điện thoại, vượt mật khẩu hay khôi phục tin nhắn đã xóa.
• Muốn các tin nhắn sau tự thành văn bản → kiểm tra tính năng của điện thoại, nhà mạng hoặc tài khoản. Tải một tệp lên JotMe không bật chức năng tự chép lời cho cả hộp thư.

Giữ thư thoại gốc cho đến khi đã mở và nghe được bản sao đã lưu. Bản chép dễ đọc lướt hơn nhưng không giữ giọng điệu của người gọi và không thay thế bản ghi. Nếu ứng dụng có bản tóm tắt, hãy phân biệt nó với bản chép thực tế: tóm tắt có thể bỏ qua điều kiện quan trọng mà bạn cần.

Lưu bản ghi thật, không chỉ chụp lại chữ

1. Mở Điện thoại (Phone) trên iPhone. Với bố cục Hợp nhất (Unified), chạm Cuộc gọi (Calls), rồi chọn tin nhắn trong Gần đây (Recents); dùng Bộ lọc > Thư thoại (Filter > Voicemails) để thu hẹp danh sách.
2. Với bố cục Cổ điển (Classic), chạm Thư thoại (Voicemail), rồi chọn tin nhắn. Đây là bố cục thay thế, không phải bước thứ hai sau khi đã mở tin nhắn ở bố cục Hợp nhất.
3. Chạm nút Chia sẻ (Share) của tin nhắn và chọn nơi lưu âm thanh đang có. Nếu có Lưu vào Tệp (Save to Files), chọn thư mục rồi Lưu (Save). Đích lưu thay đổi theo thiết bị và ứng dụng đã cài.
4. Mở tệp tại nơi vừa lưu và nghe cả phần kết trước khi tải lên. Giữ thư thoại gốc. Ảnh chụp bản chép không phải là tệp âm thanh được xuất.

Hướng dẫn của Apple về nghe và chia sẻ thư thoại

Ví dụ với Phone by Google trên Android: mở Điện thoại > Thư thoại (Phone > Voicemail) rồi chọn tin nhắn nếu thiết bị, nhà mạng và khu vực hỗ trợ. Bản chép chỉ có trên thiết bị/nhà mạng được hỗ trợ; tài liệu hiện tại của Google nêu tiếng Anh và tiếng Tây Ban Nha trên Android 8.0 trở lên. Để xem cài đặt chép lời được hỗ trợ, mở Thêm > Cài đặt > Thư thoại (More > Settings > Voicemail). Nếu không có thẻ Thư thoại hoặc lựa chọn bản chép, hãy theo hướng dẫn nhà mạng; Android không có một chuỗi xuất tệp chung cho mọi máy. Dịch vụ điện thoại văn phòng cũng có cách lưu/tải xuống hoặc gửi thư thoại qua email riêng.

Trong Phone by Google, thư thoại được mở rộng có thể có Gửi đến (Send to) để gửi bản ghi âm. Chia sẻ (Share) cạnh bản chép lại có thể gửi văn bản. Kiểm tra tệp đính kèm nhận được: mở và nghe âm thanh đã lưu trước khi tải lên. Gửi bản chép không chứng minh rằng bản ghi đã được xuất. Những lựa chọn này phụ thuộc vào ứng dụng, nhà mạng và thiết bị được hỗ trợ.

Hướng dẫn chính thức của Google về thư thoại, chia sẻ âm thanh và bản chép

Apple cũng phân biệt Visual Voicemail với Live Voicemail, tính năng có thể hiện chữ khi người gọi đang để lại lời nhắn. Khả năng sử dụng tùy nhà mạng, quốc gia hoặc khu vực; Live Voicemail không có ở mọi ngôn ngữ. Vì vậy, thiếu văn bản tích hợp không chứng minh âm thanh đã lưu trống, cũng không có nghĩa công cụ gỡ băng tệp có thể sửa cài đặt điện thoại. Hãy xem hướng dẫn nhà cung cấp phù hợp thay vì đổi cài đặt không liên quan.

Chép lời thư thoại đã lưu bằng JotMe

Chỉ dùng bản ghi mà bạn được phép gửi đến dịch vụ. Thư thoại có thể chứa tên, địa chỉ hoặc thông tin tài khoản của người khác; chỉ đưa vào phần cần thiết và cân nhắc ai được nhận bản chép. Demo xử lý qua mạng. Đây không phải công cụ hoàn toàn ngoại tuyến, kho lưu trữ của nhà mạng, hay lời hứa rằng âm thanh được giữ hoặc xóa theo một lịch cụ thể. Đọc điều khoản riêng tư thực tế trước khi gửi nội dung nhạy cảm.

Chính sách quyền riêng tư của JotMe

Các tệp âm thanh thông dụng được hỗ trợ gồm MP3, WAV và M4A; khung tải lên liệt kê thêm định dạng. Đuôi tệp không bảo đảm trình duyệt đọc được codec hay thời lượng của tệp đó. AMR không nằm trong danh sách đuôi âm thanh được demo nhận diện; vùng chứa video 3GP cũng không phải đầu vào âm thanh thông thường trên trang này. Nếu nhà mạng xuất tệp không được hỗ trợ, hãy lấy bản xuất âm thanh phù hợp hoặc tạo bản sao làm việc bằng chuyển đổi thật. Đổi tên .amr thành .mp3 không phải chuyển đổi. Giữ và nghe lại bản gốc; chuyển đổi không thể khôi phục lời chưa từng được ghi lại.

Một cách chuyển đổi có tài liệu là nhập bản sao làm việc vào Audacity bằng cách kéo vào dự án hoặc chọn File > Import > Audio. Định dạng bổ sung có thể cần thư viện FFmpeg tùy chọn được mô tả trong trợ giúp chính thức. Hướng dẫn macOS cảnh báo bộ cài được khuyến nghị không có AMR băng hẹp. Với AMR, hãy lấy bản xuất được hỗ trợ từ nhà mạng hoặc bộ chuyển đổi nêu rõ có giải mã codec đó; chỉ cài thư viện được khuyến nghị này không giải quyết được AMR. Nếu nhập thành công, chọn File > Export Audio và xuất tệp MP3 hoặc WAV riêng. Lưu dự án Audacity (.aup3) khác với xuất âm thanh. Phát tệp đã xuất và đối chiếu phần đầu, phần kết cùng thời lượng với bản gốc trước khi tải lên. Nếu nhập thất bại, lấy bản xuất được hỗ trợ khác từ nhà mạng. Chuyển đổi không sửa được lời không nghe rõ.

Hướng dẫn nhập và xuất âm thanh của Audacity

Hỗ trợ nhập tệp bằng FFmpeg tùy chọn của Audacity

1. Chọn một thư thoại đã lưu mà bạn có quyền xử lý. Nghe ngay trên thiết bị để chắc tệp có lời nhắn, kể cả phần kết, chứ không chỉ lời chào hay im lặng. Giữ tên tệp gốc và thông tin tham chiếu của tin nhắn nhận được.
2. Chọn hoặc thả tệp âm thanh được hỗ trợ vào demo. Chờ công cụ đọc thời lượng. Nếu không đọc được thời lượng hoặc định dạng bị từ chối, sửa tệp hay cách xuất trước khi xử lý; đừng gửi lại liên tục một tệp không đọc được mà chưa thay đổi gì.
3. Chọn Gỡ băng. Trong Kiểm tra lại trước khi bắt đầu, xem Tệp, Thời lượng và Thời gian miễn phí còn lại (âm thanh), rồi chọn Bắt đầu gỡ băng. Chọn tệp chỉ chuẩn bị tệp; xác nhận mới bắt đầu xử lý. Thời gian âm thanh khả dụng dùng chung giữa các lượt tải lên demo, không cấp lại nguyên hạn mức cho mỗi thư thoại.
4. Đọc các đoạn có mốc thời gian được trả về bằng ngôn ngữ người gọi nói. Xem thông báo bản xem trước hoặc thời gian còn lại. Tin nhắn có thể dài hơn phần đã xử lý hay hiển thị; đừng gọi văn bản là đầy đủ nếu chưa kiểm tra phạm vi với bản ghi đã lưu.
5. Phát lại bản gốc trong trình phát âm thanh của bạn và đối chiếu lời, nhất là từng chữ số gọi lại, tên, ngày, từ phủ định và điều kiện. Mốc đoạn giúp tìm vị trí gần đúng trong tệp; nhãn người nói hiển thị không xác minh danh tính người gọi. Đánh dấu điều chưa xác định được thay vì âm thầm sửa.
6. Lưu bản chép làm việc riêng kèm tên tệp nguồn, phạm vi đã kiểm tra và từ chưa rõ trước khi chọn tệp khác, dùng Gỡ băng lại hoặc rời trang. Những thao tác đó có thể xóa kết quả hiện tại. Demo không có tải bản chép xuống, nút sao chép tất cả hay trình sửa trực tiếp; hãy chọn và sao chép chữ đang hiển thị khi trình duyệt cho phép, hoặc ghi tay một đoạn ngắn, rồi kiểm tra phần đã lưu.

Kiểm tra những chi tiết có thể đổi nghĩa lời nhắn

• Tên và cách viết: nghe bản nguồn nhưng nhớ rằng âm thanh có thể không xác định được chính tả. Tên nghe như Jo có thể viết Jo hoặc Joe. Giữ trạng thái chưa xác nhận cách viết cho đến khi có nguồn đáng tin hoặc hỏi được người gọi.
• Số điện thoại và mã tham chiếu: đối chiếu từng chữ số được đọc và từng nhóm lặp lại. Trong ghi chú hoàn toàn giả định, hãy viết “số gọi lại: [một chữ số chưa rõ ở 00:12]” thay vì điền số theo ngữ cảnh. Dấu câu không xác định quốc gia, định dạng hay chủ sở hữu số; bản chép không xác thực người gọi.
• Thứ, ngày và giờ: giữ đúng lời người gọi. Chỉ nói “thứ Năm” không cho biết ngày cụ thể hay múi giờ. Phân biệt thời điểm nhận tin nhắn với ngày được nhắc trong lời nhắn.
• Phủ định và điều kiện: giữ các từ không, chỉ, trước và nếu cùng hành động mà chúng giới hạn. Câu trôi chảy nhưng bỏ “không phải thứ Ba” có thể đảo ngược việc cần làm.
• Âm nền hoặc nhiều giọng: nhãn như Người nói 1 (Speaker 1) là cách hệ thống gom nhóm, không phải bằng chứng ai đã nói câu đó. Nhạc, giọng thứ hai hoặc phần kết bị cắt có thể làm đoạn nói chưa rõ; đừng ghép các phỏng đoán thành một chỉ dẫn chắc chắn.

Ví dụ giả định: rõ thứ nhưng chưa rõ cách viết tên

Những ví dụ sau do tác giả viết và hoàn toàn giả định, không phải bản ghi được tải lên hay kết quả JotMe đã quan sát. Giả sử người gọi nói: “Vui lòng gọi vào thứ Năm, không phải thứ Ba. Hỏi gặp Jo.” Giữ nguyên thứ và ý phủ định; chỉ nghe âm thanh có thể chưa biết tên viết Jo hay Joe.

• Bản chép làm việc: “Vui lòng gọi vào thứ Năm, không phải thứ Ba. Hỏi gặp [Jo/Joe — chưa xác nhận cách viết].” Giữ lời người gọi và điểm chính tả chưa được giải quyết.
• Ghi chú việc tiếp theo: Xác nhận ngày thực tế trên lịch và cách viết tên trước khi gọi. Đây là ghi chú hành động của bạn, không phải câu trích dẫn hay tóm tắt tự động.
• Lời tự sửa, giả định: “Thứ Ba lúc ba giờ, xin lỗi, thứ Năm lúc ba giờ.” Bản chép làm việc giữ cả hai thứ và lời sửa. Ghi chú riêng có thể viết: “Người gọi sửa yêu cầu thành thứ Năm lúc ba giờ; cần xác nhận ngày và múi giờ.” Đừng xóa lời tự sửa hay tự đặt ngày trên lịch.

Tách bản chép đã kiểm tra khỏi ghi chú việc tiếp theo

• Tham chiếu nguồn: tên tệp âm thanh gốc, ngày/giờ nhận đúng tin nhắn và mã tham chiếu nhà cung cấp mà bạn đã có. Số hiển thị là dữ liệu của tin nhắn, không phải bằng chứng danh tính.
• Phạm vi: ghi rõ đã kiểm tra phần đầu, phần kết và mọi đoạn liên quan chưa. Nếu chỉ có bản xem trước, đánh dấu phần còn lại là chưa chép lời hoặc chưa xem lại.
• Bản chép: giữ lời bằng ngôn ngữ gốc. Đánh dấu rõ câu chưa nghe chắc và các sửa đổi có căn cứ; đừng âm thầm viết lại theo điều bạn nghĩ người gọi muốn nói.
• Nhật ký kiểm tra: ghi người nghe, ngày xem lại, mốc đoạn gần đúng và bằng chứng cho chỉnh sửa. Nếu tạo đoạn trích riêng, giữ độ lệch thời gian bắt đầu để truy được mốc của đoạn về bản gốc.
• Việc tiếp theo: đặt tóm tắt hoặc hành động của bạn ở mục riêng. Đừng trình bày cách hiểu, số điện thoại đoán hay câu diễn giải đã dịch như nguyên lời người gọi.

Với đoạn ngắn, có thể chỉ cần chọn chữ đang hiển thị. Dán vào tài liệu riêng rồi so với màn hình; chọn cả trang có thể lấy cả tên nút. Giữ âm thanh bên cạnh ghi chú. Demo không phải kho lưu trữ lâu dài; Gỡ băng lại chuyển sang công cụ âm thanh đầy đủ chứ không lưu kết quả hiện tại.

Nếu lời nhắn dài hơn phần xem trước thì sao?

Kiểm tra ba giới hạn riêng. Thành phần hiện tại có trần năm phút cho mỗi yêu cầu; đó không phải lượt miễn phí mới. Hạn mức gỡ băng tệp của demo hiện bắt đầu từ 120 giây, dùng chung cho các tệp âm thanh và video tải lên. Thời gian thực còn lại hiện ở Thời gian miễn phí còn lại (âm thanh) trước khi xác nhận. Công cụ xử lý theo giá trị ngắn nhất giữa thời lượng tệp, thời gian còn lại và trần mỗi yêu cầu. Các đoạn hiển thị bị giới hạn trong cửa sổ xem trước đã tính; thông báo sử dụng hay xem trước không chứng minh toàn bộ bản ghi được bao phủ. Lượt dùng trước hoặc trạng thái tài khoản có thể khiến thời gian ít hơn, nên đọc giá trị đang hiển thị thay vì mặc định còn hai phút.

Nếu cần ngôn ngữ khác hoặc phiên dài hơn, hãy lưu chữ đang thấy trước. Gỡ băng lại mở công cụ âm thanh đầy đủ; chọn tệp ở đó là quy trình mới, không tiếp tục một kết quả đã lưu. Liên kết Đăng ký trong phần nhúng mở ứng dụng web JotMe, nơi quyền truy cập tài khoản và giới hạn gói hiện tại được áp dụng. Bài này không hứa hạn mức đăng ký cụ thể, không nói phần còn lại đã được chép, cũng không nói đăng ký sẽ chuyển tệp hiện tại sang. Giữ bản gốc sẵn để tải lại nếu bước tiếp theo cần. Khi thời gian còn lại bằng không, hãy nghe bản gốc và ghi chú thủ công có nhãn; ghi chú đó không chạy thêm lần gỡ băng nào hay mở chữ ẩn.

Mở trang gỡ băng âm thanh đầy đủ sau khi lưu văn bản hiện tại

Nếu cần đọc thư thoại bằng ngôn ngữ khác

Gỡ băng ghi lại ngôn ngữ đang được nói; dịch thuật chuyển nó sang ngôn ngữ bạn đọc. Công cụ âm thanh nhúng tự nhận diện lời nói, không có lựa chọn ngôn ngữ nguồn thủ công. Nếu câu chữ có vẻ sai, hãy kiểm tra bản gốc trước khi dịch. Dịch một tên hoặc chữ số nghe nhầm không sửa được nguồn.

Dùng công cụ dịch âm thanh thành văn bản riêng với ngôn ngữ đích được hỗ trợ, hoặc công cụ văn bản cho đoạn đã kiểm tra độc lập, trong đó chọn rõ ngôn ngữ nguồn và đích. Đó là các quy trình tách biệt, có giới hạn riêng. Gắn nhãn riêng cho lời gốc và mọi bản dịch; bản tiếng Anh không phải bản chép nguyên văn bằng ngôn ngữ gốc.

Dịch tin nhắn âm thanh đã lưu sang ngôn ngữ khác

Dịch đoạn lời bạn đã kiểm tra

Khi thư thoại đã lưu không được chép rõ

• Không xuất được âm thanh: xem trợ giúp đúng điện thoại hoặc nhà mạng. Tải số điện thoại, ảnh chụp bản chép hay trang web thư thoại lên không cung cấp tệp âm thanh cho demo.
• Định dạng không hỗ trợ hoặc không đọc được thời lượng: lấy bản xuất được hỗ trợ hoặc chuyển đổi thật, rồi nghe bản sao đã lưu. M4A, MP3 và WAV thường tương thích trình duyệt hơn vùng chứa lạ, nhưng không đuôi nào bảo đảm giải mã được.
• Thiếu phần kết: đối chiếu thời lượng gốc với thời gian khả dụng và thông báo xem trước. Giữ nhãn phần chưa được xử lý thay vì tự thêm kết thúc theo ngữ cảnh.
• Nhiễu, im lặng hoặc thiếu từ: kiểm tra bản gốc. Mã hóa lại hay gỡ băng thêm lần nữa không thể lấy lại từ vốn không nghe được. Ghi lại tiếng phát qua loa có thể thêm tiếng ồn trong phòng; nên lấy bản xuất âm thanh gốc nếu có.
• Sai ngôn ngữ hoặc chưa rõ người nói: giữ điểm chưa chắc và nhờ người nghe thông thạo khi cần. Nhận diện ngôn ngữ tự động và nhãn người nói không bảo đảm đúng câu chữ hay danh tính.

Với phỏng vấn thay vì lời nhắn điện thoại, dùng quy trình kiểm tra người nói và câu trích trong hướng dẫn phỏng vấn. Với ghi chú cá nhân vừa thu, hướng dẫn ghi chú giọng nói đi từ điểm bắt đầu khác đó. Bài này vẫn nói về thư thoại đã lưu; không bật ghi âm cuộc gọi, sửa chép lời nhà mạng hay lấy lại tin nhắn bị xóa.

Kiểm tra bản chép phỏng vấn và người nói

Ghi âm và chép lời ghi chú giọng nói